Hangsúlyozni szükséges, hogy a vázolt alapvetõ célok sikeres megvalósítása csak a kormányzati szervezetek és intézmények közös elhatározásainak, döntéseinek nyomán jöhet létre tudatos és elkötelezett szerepvállalásukkal.
További célként fogalmazhatók meg:
Az irodaautomatizálási feladatok megoldására mindenképpen egy kliens/szerver architektúrájú keretrendszert javasolunk, amely lehetõvé teszi az irodai munka eszközeinek (szövegszerkesztõ, táblázatkezelõ, bemutatóábra készítõ, rajzoló, iktató program, stb.), valamint az intézményekben már meglévõ, vagy késõbb beszerzésre kerülõ tetszõleges alkalmazások megbízható és egységes környezetbe történõ integrálását. Ez a fejlett architektúra nem csak a felhasználók, hanem a rendszer üzemeltetõinek és fejlesztõknek munkáját is megkönnyíti. Egy ilyen környezet biztosítja a rendszer háttérkapacitásának rugalmas bõvítését, a növekvõ igények folyamatos kiszolgálását.
Nagyon fontos, hogy a keretrendszer magyar nyelvû környezetet biztosítson a felhasználóknak. A rendszerben kialakított felhasználói felület - az elektronikus íróasztal - teljes mértékben legyen magyar, mind a menük, a gombok, a hibaüzenetek és az állandóan rendelkezésre álló súgóinformációk tekintetében.
Ezen alapvetõ követelményeken felül az integrált rendszernek még a következõkben felsorolt feltételeknek is meg kell felelnie.
3.1.1. Teljesítmény
A konzultációk során nyilvánvalóvá váltak azok a fõ mutatók, amelyek jellemzik a feladat nagyságrendjét. Az 5 év alatt keletkezett 120 millió irat, a rendszerbe kapcsolandó minisztériumok, szervezetek és intézmények száma alapján kulcskérdés a méretezés, hogy valóban teljesítõképes komponensek mûködjenek a rendszerben. Különösen igaz ez az iratnyilvántartó, -visszakeresõ és archiváló, valamint az ügyviteli eseménykezelõ és felügyelõ alkalmazási modulokra, továbbá az ezek funkcióit megvalósító hardver és szoftver elemekre.
3.1.2. Modularitás
A feladat megvalósításakor szükségszerû a részekre bontás, a tagolás és a részek közötti kapcsolatok meghatározása. törekedni kell olyan logikai modulok kialakítására, amelyek funkconalitása jól közelíthetõ a meglévõ alkalmazási modulokkal és a kívánalmaknak megfelelõen alakíthatók ki kapcsolódási pontjaik. A modularizálás kapcsán beilleszthetõ elemek nemcsak a ma jelentkezõ igényeket fedik le, hanem lehetõvé teszik az ésszerû szakaszolást is a rendszerépítés, majd a továbbfejlesztés idején is. A helyesen kialakított modulokból fakadó további jelentõs elõny akkor keletkezik, ha rendszerépítés és továbbfejlesztés költségérzékeny feltételek között megy végbe.
3.1.3. Szabványos interfészek
Az egyes funkciókat lefedõ szoftvermodulok illeszthetõségét alapvetõen meghatározza, hogy milyen és mennyire szabványos közös kommunikációs felületük. Kívánatos ezeknek már a specifikáció fázisában történõ meghatározása, mert így elkerülhetõek/minimalizálhatóak az utólag történt ráfejlesztések, és kézbentarthatók a fejlesztési - integrálási fázis lépései, produktumai, költségei. A ma elérhetõ és szóbajöhetõ alkalmazási programok és fejlesztõi eszközök a megfelelõ szinten már összehangolhatók, a szabványos interfészek és újabb generációik megteremtik a Lego-szerû modulok használatba vételét.
3.1.4. Bõvíthetõség, rugalmasság és nyitottság
A kormányzati szféra napi feladatai, a rendszeresen jelentkezõ változások a mûködés és feltételek terén, valamint a specifikus igények rugalmasan alakítható rendszert követelnek meg. Természetesen rugalmasság alatt a szabályokon, törvényeken és szabványokon nyugvó, de azok keretein belül maximális bõvíthetõséget, alakíthatóságot értjük, amely nyitott módon fogadja be és oldja meg az újabb igényeket az eltérõ vezetõi stílusok támogatásától akár a levéltári törvény változásáig. A nyitottság továbbá azt is jelenti, hogy a rendszer fogadókész újabb alkalmazási modulok,funkciók vagy technológiák integrálására, tehát valóban keretrendszer jellegû.
3.1.5. Közös munkavégzés
Ezt a követelményt egyaránt értelmezhetjük és vizsgálhatjuk az iratkezelés, ill. a rendszer technológiai oldaláról. Elõbbi esetében az együttmûködõ, területileg, szervezetileg elkülönülõ munkavégzõk közötti kommunikációt a közös munkavégzést, egyeztetések támogatását kell megoldani akár egyéni, akár munkacsoportokba szervezett tevékenységnél.
Az alkalmazott technológia oldaláról biztosítani kell adatbázisok (törzsadatok, kódrendszerek, további közös információk) közös, jogosított elérését csakúgy, mint a közösen használt erõforrások kezelhetõségét.
3.1.6. Heterogenitás
A különbözõ kormányzati szervek az együttmûködés során valószínûsíthetõen definiált szabályrendszer szerint fognak kommunikálni. Ez az egységesítési törekvés keretet szab a jelenleg eltérõ belsõ rend szerint mûködõ szervezeteknek annak érdekében, hogy hatékonnyá tegyék együttmûködésüket. Ugyanakkor szükség van a jelenleg eltérõ fokon megvalósított számítástechnikai rendszerek összekapcsolására, integrálására adott feltételek mellett (pl.: X.400 levelezési rendszer). Kiemelten kell foglalkozni az esetenként eltérõ helyi hálózatok (LAN) és hálózati protokollok lehetõség szerinti egységesítésével, ill. illeszkedésének biztosításával.
3.1.7. Jövõállóság
A kritérium kifejezetten fontos a megvalósítandó rendszer tervezésekor, a komponensek megválasztásakor, mert alapvetõ fontosságú hosszútávú finanszírozási kérdésnek tartjuk a beruházás értékállóságát, a beépített modulok várható élettartamát, támogatottságát. Nyilvánvaló a perspektivitkus elemekbõl történõ építkezés igénye olyan méretû és fontosságú rendszereknél, ahol nem engedhetõ meg alapvetõ komponensek rendszeresen visszatérõ változtatása, cseréje - eltekintve a szükséges upgrade-k eseteitõl. Kulcsfontosságú, hogy e téren a döntéseknél minél nagyobb biztonságra törekedjünk. Ezért a beszerzéseknél alkalmazni kell a korszerû számítástechnikában jártas, lehetõleg külföldi munkákon is dolgozó, rendszerintegrátor szintû szakértõket.
3.1.8 Megbízhatóság, kiforrottság
Az irat- és dokumentumkezelõ rendszerek - a felhasználói szférától függetlenül - "bizalmi árucikkek". Értelmezésünk szerint végsõ soron ez azt jelenti, hogy a felhasználó - jelen esetben a kormányzati szféra - alapvetõ kiszolgáló folyamatait és jelentõs mértékben kommunikációját bízza rá egy új technikára, megfelelõen kialakított szabványok, belsõ és intézményközi rend alapján. Ebben a megközelítésben a klasszikus "mission critical" alkalmazással állunk szemben, ebbõl következõen a megbízhatóság és ennek keretében a hitelt érdemlõ (nem feltétlenül hazai) referenciák különös hangsúlyt kell hogy kapjanak. Példaként: ha egy elektronikus levelezõ rendszerben feladunk egy küldeményt, akkor a címzett - és csak a címzett - garantáltan kell, hogy megkapja azt, továbbá annak archiválása megoldott és a rendszer leállása nem okoz helyrehozhatatlan adatvesztést.
A példa szándékosan merít triviális alkalmazási területrõl, de érzékelteti a komponens egyedek (alkalmazások, hardver, alapszoftverek, hálózat, stb.) és összességük iránti megbízhatósági igényt. Bár eltérõek a nézetek a relációs és a gyakorlatban újdonságnak számító objektumorientált adatbáziskezelõk szállítói között, melyik alkalmasabb a dokumentumkezelõ rendszerek kiszolgálására, nézetünk szerint erõsebb szempont az elkövetkezõ néhány évben a kiforrottság, elterjedtség és a teszteltség. Ugyanakkor a két világ közeledése már középtávon biztosara vehetõ, miközben a relációs adatbáziskezelõk már ma is egy sor vonatkozásban - elsõsorban a fejlesztõi eszközök, front-end megoldások terén - elébe mennek a kihívásnak.
3.1.9 Felhasználói felület
Fontos követelmény a magától értetõdõen egyszerû felhasználói felület, amely lehetõvé teszi az eszközök gyors megtanulását és biztos használatát. A felhasználóbarát grafikus felhasználói felületet a feladat jellege és az igények szerint rugalmasan alakíthatóvá kell tenni, amelyet megfelelõ fejlesztõ eszközökkel a felhasználó maga is módosíthat adott korlátok között. Elõnyös az olyan fejlesztõ eszközkészlet, amellyel definiálhatunk új ûrlapokat, adtmezõket. munkafolyamat-elemeket, stb.
3.1.10. Kompatibilitás és integrálhatóság
Az elõzõ pontokban sok egységesítési szempont szerepelt, amelyek azt hivatottak biztosítani, hogy akár egy intézményen belül is lehessen különbözõ gyártótól származó alkalmazói programokat használni úgy, hogy az alkalmazások tudjanak egymással kommunikálni, adatot cserélni. Így a felhasználónak ne kelljen azonos információt több programnak többször megadnia, több adatázisban tárolnia, és viszonylag egységes felülettel találkozzon.
A termékek és alkalmazások fenti szempontok alapján megvalósítható kompatibilis kialakítása lehetõvé teszi az integrálhatóságot, és hogy a termékek jól kiegészítsék egymást.
3.2.1. Operációs rendszerek és hálózati szoftverek
Külön kell foglalkozni a felhasználói (front-end) és külön a szerver (back-end) oldal szabta követelményekkel. A felhasználói munkahely operációs rendszeréhez tartozó kritériumok: elterjedtség, megfelelõ teljesítmény, objektumorientált grafikus felület, könnyû kezelhetõség és megtanulhatóság, üzembiztosság, nyelvi támogatás, hálózati üzemmód, e-mail támogatás, plug play és 32 bites architetkura.
A szerver oldal technológiai szempontjai közül kiemeljük a skálázhatóság, robosztusság, multitasking, multithreading, teljesítõképesség, RAID támogatás, legalább 32 bites architetkúra, grafikus felület, több platform támogatás, hálózati mûködés és UPS kezelés kritériumait.
Nyilvánvalóan fontos továbbá a jelenlegi operációs rendszerekkel és hálózati megoldásokkal való együttmûködés kérdése is, mint a kialakult informatikai kultúra által meghatározott feltételrendszer.
3.2.2. Fejlesztõi eszközök
A telepítésre kerülõ keretrendszernek, a konkrét követelményekhez megfelelõen illeszkedõ fejlesztõi eszközöknek kulcsszerepük lesz a rendszer megvalósítása, integrálása, testreszabása és továbbfejlesztése terén. Minõségük, teljességük, szerszámkészletük meghatározó a készítendõ rendszer egészére nézve. Bár a fejlõdés ezen a területen megállíthatatlan, megszabhatók az alábbi feltételek:
3.2.3. Relációs adatbázis kezelés
A ma elterjedten használt adatbáziskezelõk többsége relációs elven mûködik, felhasználva annak kiérlelt, teljesítõképes megoldásait. Ha a pénzügyi, kereskedelmi, közigazgatási szférák nagymennyiségû, nyilvántartásokba kerülõ adatait, tranzakcióit vesszük alapul, akkor láthatók az iratkezelési, tárolási feladatok és pénzügyi tranzakció feldolgozás közötti azonosságok, párhuzamok. Úgy ítéljük meg, hogy a tervezett rendszer alapját feltétlenül egy megfelelõen kiválasztott relációs adatbáziskezelõre kell bízni, kiaknázva a vezetõ szállítók termékei és megoldásai adta alábbi elõnyöket:
Megjegyzés
Skálázhatóság: eltérõ méretû és ebbõl adódóan eltérõ kapacitásigénnyel rendelkezõ szervezetek azonos funkciókat és azonos felhasználási felületet használhassanak.
3.2.4. Szöveges adatbázis kezelés
Jelentõsségük kiemelt a dokumentumvisszakeresõ rendszerek területén, a gyakorlatban nélkülözhetetlen a miniszteriális szinten meghatározó mennyiségû, szöveges, struktúrálatlan adatállományok kezelésekor. Szerepük különösen akkor döntõ, amikor a dokumentumok kivonatolása elfogadhatatlanul gazdaságtalan, idõ, szakképzettség és költségfedezet hiányában. Fõbb tulajdonságok és a kiválasztás szempontja:
3.2.5. Alkalmazási keretrendszer
3.2.6. A keretrendszeren belül használható kereskedelmi szoftverek rutinfeladatokra
A dokumentumok létrehozásának, módosításának, prezentációjának ma is szüntelenül fejlõdõ területe a PC alapú irodai programcsomagok köre. A szövegszerkesztõ, táblázatkezelõ, prezentációkészítõ, rajzoló, személyi adatbáziskezelõ, határidõ ütemezõ és egy sor további program jelenti azon eszközöket, amelyek elterjedésével és egyeduralkodóvá válásával számolnunk kell. A döntést közöttük az elterjedtség, bevezetettség, (pl. Word, Excel), a beilleszthetõség, a komfortosság, felhasználóbarát kialakítás, teljesség és funkcionalitás határozzák meg.
3.2.7. Speciális feladatokhoz használható eszközök
Használatuk egy integrált rendszerben szükséges és lényeges elõnyöket nyújt, de nem minden integrált rendszer tartalmazza ezeket sztenderd modulként.
3.2.8. Hálózati felügyelet (NMS) és szoftvermenedzsment
A teljes rendszert lefedõ kommunikációs infrastruktúra (LAN/WAN) menedzselése, monitorozása és konfigurálása az üzemeltetési tevékenységek egyike, amely folyamatosan biztosítja az adatátviteli csatornák rendelkezésre állását, kapacitásának kihasználását, a szûk keresztmetszetek detektálását és a beavatkozás lehetõségét. Az itt használatos Network Managmenet System szoftverek az elterjedt hardver és kommunikációs közegek, továbbá protokollok mindegyikére beszerezhetõ, használata okvetlenül javasolt ilyen méretû és fontosságú hálózatoknál.
A szoftvermenedzsment - különösen ilyen méretû PC-kbõl álló hálózat esetén ésszerû, hiszen - az alábbi területeken igen komoly támogatást nyújt:
3.3.1. Desktop és mobil PC-k
Kiválasztásuk, rendszerbeállításuk a technológia fejlõdése és az árak tendenciái ismeretében nem okozhat gondot, több neves gyártó bejelentéseivel (1996-tól csak Pentium, vagy megfelelõ teljesítményû processzor!) is elébe megy a döntésnek. Várhatóan döntõ szerepet kapnak a Windows 95-re és OS/2 Warp-ra felkészített asztali és az egyre inkább hordozható, de szükség szerint a hálózatra csatlakoztatható eszközök, gyakran beépített multimédia képességekkel. Számunkra a teljesítmény, megbízhatóság, ár, garancia, hálózati mûködés, megfelelõ megjelenítés jelent kiemelkedõen fontos szempontokat, hiszen erkölcsi elavulásuk 3-6 évre tehetõ, fokozatos cseréjük, szintentartásuk szinte elkerülhetetlen. Fontos azoknak a jellemzõknek vizsgálata, amelyek megnehezítik az illetéktelen használatot (pl. security password, ill. kártyás bejelentkezés), valamint egyszerûsítik mobil eszközök kapcsolódását hálózathoz, erõforrásokhoz (infravörös adatátvitel).
3.3.2. Szerverek
Speciális és kiemelt feladatokra dedikált, esetünkben LAN-onként várhatóan a szükségletnek, kapacitásigénynek megfelelõen növekvõ számú funkcionális szerver beállítása szükséges. Funkcionálisan el kell különíteni az alkalmazási keretrendszert és irodai alkalmazásokat kiszolgáló, az adatbázisokat (objektumok és események) kezelõ, a kommunikációt felügyelõ, a dokumentumarchiválást és -visszakeresést támogató, valamint a security funkciókat lefedõ szervereket. Ennek az elvi megközelítésén alapuló funkcionális megosztásra valószínûleg sor kerül a konkrét méretezésnél és architektúra kialakításnál.
Célszerûnek látszik a következõ alapvetõ szempontok vizsgálata: teljesítmény, skálázhatóság, megbízhatóság, hibavédelem, szállítófüggetlenség, adatbázis-konnektivitás) szabványos építõelemek, kiforrottság. Az egyes funkciókat más-más kiépítettségû, de szabványosnak tekinthetõ berendezések valósíthatják meg, miközben pl. az archiválási feladatokra speciális célszerver beépítése is lehetséges.
Az eszközök kellõ támogatottsági szintje az operációs rendszer, adatbáziskezelõ szoftver és hálózati szoftvergyártók részérõl elengedhetetlen és kulcsfontosságú a rendszer hatékonysága és megbízhatósága szempontjából. Ésszerû követelmény a szállítófüggetlenség a technológia oldaláról, mint a ráfordítások csökkentésének és a több lábon állásnak evidens módja. Itt nem kívánunk egyértelmûen állást foglalni a különbözõ architektúrák között.
3.3.3. Nyomtatók
Jellemzõen arra lehet felkészülni, hogy egyrészt irodai szinten, egyéni és munkacsoport vonatkozásában merül fel nyomtatási igény, másrészt pedig - esetleg jelentõsebb volumenben - az archiváló rendszer dokumentumainak megjelenítése válik szükségessé papír alapú hordozón. A tendenciák szerint növekedni fog a színes nyomtatási igény egyes dokumentumlétrehozási és prezentálási területen, fõleg a vezetõ szintek felé, egyébként a bevált lézer alapú, kisebb kapacitásigénynél a tintasugaras nyomtatási technológia felel meg az átlagos irodai szinteken. Nagyobb nyomtatási igények esetén az archiváló szerver mellé telepített nagyteljesítményû lézersugaras berendezés alkalmazható.
3.3.4. Scanner-ek
A papír alapú dokumentumok feldolgozásának, rendszerbe juttatásának fontos perifériájaként - elsõsorban a külsõ dokumentumfogadó szervezetnél - dokumentumfeldolgozó munkahelyek alakítandók ki.
3.3.5. Optikai író-olvasó berendezések
3.3.6. Helyi és távolsági hálózatok
A rendszer alapvetõ infrastruktúráját a szervezeti és topológiai adottságok szerint megvalósított, méretezett helyi és azokat összekötõ, saját vagy bérelt vonali távolsági hálózatok alkotják. Figyelembe veendõ szempontok a megbízhatósággal, sávszélességgel, szabványossággal és a beruházással, üzemeltetéssel kapcsolatos költségekkel függnek össze. Külön említjük a speciális igényeket a biztonság, a titkosítás és lehetõség szerinti fizikai védettség terén, amelyek kulcsfontosságúak az átvitt, minõsített információk miatt. A MeH-ben megvalósított, struktúrált, üvegszál gerincvezetékes megoldás mintaszerû és az ISDN alkalmazások alapját is képezheti.
Egy ilyen megfeleltetésnél ezeket az eredményeket, fejlõdési trendeket, ill. a jelenleg kialakult helyzetet nem lehet figyelmen kívül hagyni.
Hogy az új technológiáknak az iratkezelésbe, ill. az iratkezelésnek az integrált irodai rendszerbe való beilleszkedését megvizsgálhassuk, idézzük fel ismét az iratkezelés alapvetõ funkcióit:
Mindezen sztenderdizált moduloknak célszerû a részletesebb funkcionális kifejtése, egyrészt hogy az iratkezelési funkciókkal, másrészt hogy a kereskedelmi szoftverekkel össze tudjuk vetni.
4.4.1. Dokumentumalkotás, -rendszerezés, -kezelés
A keretrendszer tegye lehetõvé tetszõleges tipusú dokumentum kezelését, legyen az akár szöveg, táblázat, adatbázis, vagy akár grafikus ábra. Egy adott tipusú dokumentum készítéséhez az egyes felhasználók különbözõ alkalmazásokat is használhassanak. Pl. egy szöveg készülhet az egyik íróasztalon Word szövegszerkesztõvel, míg a másik felhasználó ugyanezt az iratot WordPerfect-tel kezelheti - szükség esetén a rendszer végezze el az automatikus konverziót. Így a felhasználóknak nem kell a keretrendszer bevezetése miatt új eszközöket megismerniük, hanem az alaptevékenységükhöz az általuk leginkább kedvelt eszközt használhatják tovább.
Az iratok legyenek hierarchikus rendszerbe struktúrálhatók, alapértelmezésben a következõ szintek álljanak rendelkezésre:
A keretrendszer tegye lehetõvé a dokumentumokhoz kulcsszavak és különbözõ tulajdonságok (attribútumok) hozzárendelését, melyek segítségével azok késõbbi visszakeresése egyszerûvé tehetõ. A gyors tájékozódást segíti az iratoknak, dossziéknak adható teljes, több szavas magyar név. Egy mesterdokumentumokat, "formanyomtatvány"-okat tartalmazó könyvtár kialakításával a rendszer biztosítsa a szervezet számára szükséges, egységes dokumentumkészlet kialakítását, azok központi karbantartását.
A rendszerben biztosítandó a csoportos dokumentumalkotás lehetõsége, amely azt is jelentse, hogy az elemi és összetett objektumok (dosszié, boríték, fiók, stb.) megoszthatók legyenek az egyes felhasználók között a megfelelõ hozzáférési, titkosítási követelmények egyidejû teljesítése mellett. Bármely ilyen közösen használt dokumentumnak legyen gazdája, pontosan lehessen látni, hogy a dokumentum a szervezeten belül éppen kinek az íróasztalán van. A rendszernek biztosítania kell egyes dokumentumok változásának jelzését, a dokumentumban érdekelt felhasználó automatikus értesítését a dokumentummal kapcsolatos eseményekrõl.
A verzió kontroll biztosításával a rendszer tegye lehetõvé tetszõleges irat különbözõ állapotainak (verzióinak) megõrzését, a szerzõ, a keletkezés dátuma, valamint egy rövid megjegyzés kíséretében.
A rendszerben lévõ összes objektumra külön-külön egyedi hozzáférési jogok legyenek megadhatók.
4.4.2. Elektronikus aláírás
Minden hivatal számára nagyon fontos, hogy az iratok és tárolók (boríték, fiók, stb.) elláthatók legyenek elektronikus aláírással. Az aláírási joggal rendelkezõ felhasználók kezdeményezhessék az adott objektum "láttamozását". A rendszernek a következõ aláírási formákat mindenképpen biztosítania kell:
Megfelelõ jogosultsággal legyen megtekinthetõ az irat aláírási listája, ahol feltétlenül meg kell jeleníteni az aláírók nevén kívül az aláírás tipusát és pontos idejét is.
4.4.3. Felhasználók közötti levelezés
A keretrendszer levelezési szolgáltatása egyfajta kommunikációs csatornát kell biztosítson a rendszer felhasználói számára. Ennek a kommunikációs csatornának nem csak a felhasználók közötti belsõ információáramlást kell lehetõvé tenni, hanem kapcsolatot kell biztosítania a külvilággal is.
4.4.3.1. Belsõ levelezés
A keretrendszer levelezõ rendszere legyen képes tetszõleges objektum (pl. irat, dosszié, iratszekrény, táblázat, stb.) elektronikus továbbítására. Így pl. ha egy elõadó befejezett egy ügyet, akkor annak összes dokumentumát (beadványok, jegyzõkönyvek, határozatok,) tartalmazó dossziéját egyszerre átküldheti az irattárba archiválásra.
A belsõ levelezés használata során lehetõleg ne kerüljön sor az adott dokumentumok fizikai továbbítására, hanem csupán a hozzáférési referenciák változzanak meg. Így lehet pl. körlevelet küldeni több munkatársnak anélkül, hogy a levél több példányban létezne. E tulajdonság jelentõs helymegtakarítással jár, valamint biztosítja az információ konzisztenciáját.
A rendszer szervezeti felépítésének megfelelõen egy levél legyen elküldhetõ egy adott osztálynak is - ilyenkor az osztály "postabontója" kapja meg a levelet, vagyis az a személy, aki a szervezeti egység postaládájáért felelõs.
Az életben is létezõ "helyettesítésnek" megfelelõen a rendszerben is lehessen az ügyintézõk távolléte esetén automatikus levéltovábbítást beállítani. Ekkor a helyettesítõ személy megadása mellett legyen mód a helyettesítés szintjének meghatározására is, a sürgõsségi és bizalmassági szint megjelölésével.
A telefonkönyvek a mindennapi életben is igen hatásos segítséget nyújtanak a levelek címzésében. A rendszer rendelkezzen ezen eszközök elektronikus változatával is. Tegye lehetõvé az egy témán dolgozó csoport tagjaiból elõre definiált szétosztási listák alkotását, így a részükre küldendõ dokumentumok címzése, feladása egyszerûsíthetõ.
A keretrendszerbe integrált levelezési rendszer tegye lehetõvé a levél küldésekor kézbesítési és/vagy olvasási nyugták kérését, melyek hitelt érdemlõen bizonyítják az elküldött dokumentumok további sorsát.
4.4.3.2. Külsõ levelezés - magyar és nemzetközi hálózatok elérése
A rendszer biztosítsa az egymástól független, lokális irodák felhasználói között is az elektronikus információcserét. Ilyenkor a két rendszer között kapcsolt vagy bérelt vonalon folyó kommunikáció legyen kialakítható.
A belsõ elektronikus levelezés legyen képes a külvilág felé dolgozó X.400-as vagy Internet SMTP E-mail rendszerekhez kapcsolódni. Az Internet csatlakozás lehetõleg legyen a rendszer része.
4.4.4. Faxok kezelése
Ez a szolgáltatás tegye lehetõvé, hogy a hálózaton lévõ automatikus fax szolgáltatást használva a keretrendszer felhasználói levél helyett faxot küldjenek a címzettnek. A felhasználó a rendszeren keresztül tudja a faxot feladni, az irat/levél küldéssel azonos adminisztrációs (naplózási/iktatási) feltételek mellett.
4.4.5. Elektronikus telefonkönyv
A rendszer lehetõleg biztosítsa az X.500 alapú elektronikus telefonkönyv kialakítását és automatikus aktualizálását az X. 400, Internet címek, ill. tetszõleges információk tárolására és visszakeresésére.
4.4.6. Ügymenetkezelés (workflow)
A keretrendszer elõre meghatározható, vagy spontán kialakított munkafolyamatainak meghatározásával lehetõvé kell tenni a dokumentumok szervezeten belüli automatikus áramlását. (A papír és elektronikus adathordozón érkezõ adatokat a workflow-ba való belépés elõtt kell összefésülni.) A teljes szervezeti struktúra leképezésével így lehetõvé válik a valós munkafolyamatok "szimulálása" az elektronikus irodában is. Az ügymenetbe való betekintés biztosításával az iroda teljes munkája ellenõrizhetõvé válik.
A tipikus ügykezelési módok biztosításával egy ügyirat legyen továbbítható feldolgozásra, véleményezésre és aláírásra, ill. irattározásra. A fenti ügykezelési módok legyenek bõvíthetõk. Az iratkezelésben biztosítani kell a határidõk hozzárendelését, így az elõírt válaszadási határidõk könnyebben tarthatók. Az ügymenetbe való betekintés biztosításával legyen nyomon következõ, hogy kinél van éppen, ill. kinél és mennyi ideig volt egy-egy ügyirat. Az irat egyes fázisaihoz a határidõk mellé a tevékenységek rövid leírása is legyen megadható.
Az ügymenet során az irat útja különbözõ jellemzõitõl függõ feltételek szerint legyen elágaztatható. Az ügymeneti elõírás tervezése során legyen lehetõség a párhuzamos utak, valamint a keretrendszeren kívüli tevékenységek definiálására is.
A szabványos ügymenetekre központilag definiálható ügymenetelõírások (blue print) legyenek létrehozhatók, amelyet az arra jogosultak használhassanak csak. Az egyedi ügykezelési esetekre bármely munkatárs maga is definiálhasson ügymenetet és ezeket saját hatáskörben szabadon rendelhesse hozzá az elintézendõ iratokhoz.
4.4.7. Szöveges adatbáziskezelõ
Igény esetén a keretrendszer tegye lehetõvé szöveges állományok hatékony kezelését támogató szöveges adatbáziskezelõ rendszer integrálását.
4.4.8. Naptári elõjegyzések, határidõnapló
A keretrendszer tartalmazzon, vagy tegyen lehetõvé határidõnapló, naptári elõjegyzés szolgáltatást biztosító alkalmazás integrálását. Egy ilyen alkalmazástól elvárt minimális szolgáltatások:
4.4.9. Iratok bevitele, szétosztása, azonosítása, tárolása, visszakeresése
A keretrendszernek biztosítania kell egy, az iroda tipusának, a keletkezett ügyiratok és a rájuk érvényes elõírásoknak eleget tevõ iratnyilvántartó és -tároló, röviden archiváló rendszer integrálását. E rendszernek természetesen nem csak az elektronikus irodában keletkezett anyagok archiválását, hanem a kívülrõl érkezett dokumentumok feldolgozását is biztosítani kell.
Ennek megfelelõen a rendszernek kielégítõ választ kell szolgáltatnia a következõ fontos kérdésekre:
4.4.9.1. Szkennelés, karakterbeolvasás (OCR)
A postán beérkezõ, ill. az intézményen belül keletkezõ írásos dokumentumok feldolgozása.
4.4.9.2. Szétosztás
A beszkennelt iratok szkennelés utáni feldolgozása. Az anyagok elektronikus továbbítása annak az osztálynak/munkatársnak, aki az iratokat azonosítani fogja. A szétosztás mûveletében támaszkodni kell az irodai keretrendszer kommunikációs lehetõségeire.
4.4.9.3. Azonosítás
A papír irat archívumba kerülésének utolsó fázisa az azonosítás. Ekkor az ügyintézõ a szétosztás során a neki "kiszignált" irat tartalmát azonosítja, azaz a dokumentumoknak nevet ad, beállítja, hogy az irodai keretrendszerbõl ki és milyen módon férhet hozzá a dokumentumhoz, elhelyezi az iratot a megfelelõ dossziéban, fiókban. stb.
Az azonosítás után fontos tevékenység a beérkezett dokumentumokkal kapcsolatban az anyag tipusának megfelelõ ügymenet elindítása is. Ezt szintén a keretrendszer által biztosított, elõre definiált ügymenet alkalmazásával kell biztosítani.
4.4.9.4. Lekérdezés, a tárolt dokumentumok használata
Az archivált iratok lekérdezése a keretrendszerben nem más, mint a megfelelõ szekrény, fiók, dosszié elõvétele és az irat megnyitása. Ha az irat paraméterei nem ismertek, akkor a rendszer keresõ funkciója használható.
| Elõállítás (szövegszerkesztés) | 1 |
| Bevitel (szkenner, OCR, ill. digitalizálás hangnál) | 2 |
| Azonosítás, csoportosítás | 3 |
| Letárolás, csoportosítás | 4 |
| Struktúrált indexálás | 5 |
| Szöveges ndexálás | 6 |
| Struktúrált visszakeresés | 7 |
| Szöveges visszakeresés | 8 |
| Határidõ megadása | 9 |
| Határidõ figyelése | 10 |
| Határidõ felfüggesztése | 11 |
| Határidõ módosítása | 12 |
| Határidõ teljesítés regisztrálása | 13 |
| *Formula (sablon, ûrlap) készítés | 14 |
| Formula (adatlekérdezéssel) kitöltés | 15 |
| *Jegyzék, lista generálás | 16 |
| Jegyzék, lista lekérdezés | 17 |
| * Táblázatszerkesztés | 18 |
| Táblázatkitöltés | 19 |
| * Továbbítás (e-mail) | 20 |
| * Eljárási modell (folyamat) készítés | 21 |
| * Eljárási lépések paraméterezése | 22 |
| Eljárási lépésinformációk lekérdezése | 23 |
| Eljárási lépés adatainak naplózása | 24 |
| (tevékenység, szempontok, eredmény, idõpont, következõ lépés) | |
| Aláírás (elektronikus) | 30 |
| * Döntési modell alkotás | 25 |
| * Döntési feltételek paraméterezése | 26 |
| Döntési alternatívák minõsítése | 27 |
| *Grafikai sablon készítése | 28 |
| Grafikai sablon kitöltése | 29 |
| Iratok fogadása | ||
| postai átvitel (postakönyv) | 2, 3 | |
| 20, 3 | ||
| fax | 2, 3 | |
| üzenetrögzítõ | 2, 3 | |
| Átvétel adminisztrálása | ||
| átvételi elismervény | (14) 15 | |
| beérkezés nyugtázása (e-mail) | 20 | |
| beérkezés nyugtázása (fax) | 2, 3 | |
| beérkezés iktatása | 3, 10, 17, 13 | |
| elõzményezés | 7, 8 | |
| csatolás | 3, 4, 5, 6 | |
| szignálás | 3 | |
| határidõ megadása | 9 | |
| Továbbítás helyben | 20 | |
| Adatok,
vélemények, jóváhagyás beszerzése | ||
| külsõtõl e-mail-en | 1, (14), 15, 20 | |
| külsõtõl levélben | 1, (14), 15 | |
| belsõtõl adatbázisból | 7, 8 | |
| belsõtõl személytõl | 1, (14), 15, 20 | |
| Mérlegelés | (21), (22), 23, (25), (26), 27, 24 | |
| Határozat megfogalmazása | 2, (14), 15 | |
| Határozat elõterjesztése | 20 | |
| Határozat aláírása | 30 | |
| Határozat kiadmányozása | 3, (14), 15 | |
| Határozat expediálása | 20, 13 | |
| Irattározás | 4, 5, 6 | |
| Selejtezés | 10, 13 |
5.1.1. Általános tulajdonságok
5.1.2. Az irat elektronikus jellemzõi
Elektronikus tárolás esetén magára a tárolás módjára vonatkozó tulajdonságok:
5.1.3. Adatvédelem
5.1.4. Napló
Az irattal kapcsolatos tevékenységek történeti rögzítése.
5.2.1. Általános tulajdonságok
5.2.2. Napló
Az üggyel kapcsolatos tevékenységek történeti rögzítése. Egy naplóbejegyzés az alábbiakból áll:
Az elõzõekben említett adatokkal kapcsolatosan a következõk alkalmazása javasolt :
Ez a kapcsolódás szerencsére roppant természetes és az 5.1., 5.2. fejezetekben felsorolt (esetleg a felsorolásból kimaradt) adatokon keresztül történik.
Amennyiben a feldolgozás úgy kívánja, akkor a releváns adatok az egyes iratkísérõkhöz, de ha az "irat szint" érdektelen, akkor az ügykísérõkhöz kapcsolódnak (a relációs adatbázis-kezelésnél megszokott "idegen kulccsal"). Tehát a kapcsolat problémamentes, és ideális esetben sokkal szorosabb is. Pl. az ügykezelõ és ügyfeldolgozó rendszer azonos személyi, szervezeti adatábzisra, biztonsági hozzáréféri rendszerre épül, és mindkét funkció bennfoglaltatik a közös keretrendszerben.
Ki kell viszont emelnünk azt az esetet, amikor az ügyintézés kapcsán az iratok az ügyfeldolgozás során (valamilyen szövegszerkesztõvel) készülnek.
5.4.1. A beérkezõ külsõ iratok
A beérkezõ iratokat általában ügykezelõk csatolják valamely elõzmény ügyhöz (ill. kezdõirat esetén - a szignálás után - generálnak egy új ügyet). Tehát itt az irat és ügy kapcsolatában egy tudatos törõdés (odafigyelés) van, a tevékenység mechanizmusa átlátható. Ennek külön esete, amikor az "irat" elektronikus formában, a tárcaközi levelezõ rendszer (TLR) útján érkezik. Ezzel a következõ (6. ) fejezet részletesen foglalkozik.
5.4.2. Az intézményen belül elõállított iratok
A belül elõállított irat egy ügy kapcsán keletkezik, vagy kezdõirat. Mindkét esetben az ügyintézõ "megnyit egy új iratot", ahol megadja az irat tipusát is, mint az új dokumentumhoz rendelt sablont, ill. ûrlapot. Amennyiben az ügyfeldolgozó és az ügykezelõi rendszerek között szoros kapcsolat van, akkor az ügyfeldolgozói rendszer az új irat megnyitásának tényét és tipusát automatikusan bejelenti az ügykezelõi rendszernek, amely "visszaküldi" az új irat számát. A dolog ennél azért bonolyultabb lehet. Létezhetnek rendszerek, ahol egy új dokumentumról az ügykezelõi rendszer csak annak - egy külön mûvelettel történõ - hitelesítésekor vesz tudomást. Létezõ ügy esetén az ügyintézõ köteles megadni az ügy számát is.
2. A felhasználói specifikus funkciók hozzáadása, integrálása a keretrendszerbe. Ez magába foglalja új programok elkészítését, amelyek elérik és használják a keretrendszer objektumokat, a meglévõ eszközök integrációját, valamint új objektumok létrehozását, ill. a meglévõ objektumok tulajdonságainak megváltoztatását.
a) Az összes felsorolt tevékenység tevékeny együttmûködést kíván a Megrendelõvel.
b) Az illesztési követelmények teljesítése csak abban az esetben garantálható, ha a keretrendszer rugalmas technikát biztosít a testre szabási (paraméterezési, helyi adatokkal, kódokkal, sablonokkal való feltöltési) és fejlesztési feladatok megoldására:
| szállító | alkalmazó |
| rendszer szoftver | 30 | - |
| felhasználói szoftver | 50 | - |
| *rendszerillesztés a számítástechnikai környezethez | 10 | 5 |
| *rendszerillesztés az ügyviteli környezethez | 20 | 20 |
| felhasználásra alkalmazott oktatóanyag elkészítése | 10 | 5 |
| oktatás | 5 | 30 |
| rendszertelepítés (hálózatépítés nélkül, de hardverinstallálással együtt) | 5 | 5 |
| munkahelyi betanítás | 10 | 10 |
| eljáráskövetõ modul (wfm) munkahelyekre adaptálása | 20 | 20 |
| rendszertámogatás (féléves) | 5 | - |
| Összesen | 165 | 85 |
a) a legfontosabb funkciók (modulok) lehetõleg egyidejû bevezetése minél több minisztériumban, vagy
b) a rendszer bevezetését egyidejûleg csupán két (kisebb?) minisztériumban indítani és az ott szerzett tapasztalatok birtokában kiterjeszteni a bevezetést a többire.
Az a) megoldás elõnye, hogy (helyes sorrend esetén) a tárcaközi kommunikáció hatékonysága induláskor növelhetõ, a b) megoldás esetében már az elsõként bevezetett moduloknál az esetleg szükségessé váló (pl. kódrendszeri, szabályozási) korrekciókat a következõ bevezetésekben már figyelembe lehet venni.
A két minisztériumnál való egyidejû bevezetést az indokolja, hogy a tárcaközi adatcsere mûködése, hatékonysága már az elsõ fázisnál vizsgálható. A megoldás mûködõképességének ellenõrzésére elõnyös, ha a két minisztériumban két különbözõ gyártótól származó, egyébként a specifikált követelményeknek megfelelõ IIR kerül bevezetésre.
Hogy a bevezetésnél milyen sorrendben kell az egyes modulokat bevezetni, az az adott gyártótól származó IIR moduláris felépítésének függvénye. Ebben eligazítást adhat a 4.5. pont táblázata. Eszerint kell megvizsgálni, hogy az adott rendszer egyes moduljai hogyan felelnek meg az ügyviteli/számítástechnikai funkcióknak. Mindenképpen célszerû elõrevenni az iratfogadó, -küldõ funkciókat és azok e-mail kapcsolatait. Hogy egyszerre hány modul bevezetése lehetséges, az erõsen függ az adott IIR rendszer felépítésétõl, az esetleg már bevezetett, nem integrált funkcióktól és a fogadókészségtõl.
Megfelelõ szakmai felkészültség és kellõ minisztériumi eltökéltség esetén egy teljes IIR egy év alatt bevezethetõ egy adott minisztériumban.
Összefoglalva: az IIR alkalmazásra való áttérésnek ma már adottnak tekinthetõk a feltételei, az indításhoz (mielõbbi) elhatározás szükséges.