Az Európai Unió a "Growth, Competitiveness and Employement" (Növekedés, Versenyképesség, Foglalkoztatás) címû Fehérkönyvében leszögezte, hogy az Unió keretén belül a közigazgatások közötti hatékony és megbízható elekronikus postai szolgáltatásokra van szükség. Szakértõk 1996-ra várják az X.400 szolgálatás mûködésbe lépését az összes európai intézmény és az EU tagállamok igazgatásai között.
A magyar Kormányzat is felismerte egy X.400-as kormányzati üzenetkezelõ rendszer kialakításának stratégiai jelentõségét. A Miniszterelnöki Hivatal az Informatikai Tárcaközi Bizottság kezdeményezésére irányozta elõ elsõ lépésben tizenhat kormányzati szerv elektronikus üzenetkezelõ rendszerének létrehozását. Az így megteremtett informatikai infrastruktúra segítségével megvalósulhat a minisztériumoknál és más kormányzati szerveknél, majd a késõbbiekben az Európai Unio országaiban számítógéppel elõállított dokumumentumok és adatállományok cseréje és bekapcsolódás a nagy számítógépes világhálózatokba. Mindez alapvetõ a világ fejlettebb országaiban már mûködõ korszerû elektronikus ügymenet kialakítása és Magyarországnak az Európai Unióhoz való csatlakozása szempontjából.
A kormányzati intézmények munkájában a rendszer legfontosabb felhasználási területeként megemlíthetõ az intézmények közötti levelezés lebonyolításán felül a jogszabály tervezetek, elõterjesztések egyeztetése, sajtószemlék és körlevelek továbbítása, statisztikai adatbázisok lekérdezése, stb. A hierarchikus kialakítás lehetõvé teszi az intézmények vezetõ beosztású munkatársai közötti elektronikus kommunikációt, s nincs akadálya a külképviseletekkel és külföldi magyar szervezetekkel létesítendõ kapcsolatnak sem. Itt feltétlen hangsúlyozandó, hogy a rendszer alkalmas arra, hogy a késõbbiekben beépíthetõ szigorú biztonsági intézkedések következtében lehetõvé tegye minõsített dokumentumok továbbítását is, s elmondható, hogy a rendszer müködtetése során az állami és szolgálati titok védelmi követelményei és a biztonságtechnikai elõírások teljes mértékben érvényesíthetõk.
Az X.400 a Nemzetközi Távközlési Unió CCITT bizottsága által létrehozott olyan szabvány, amely egyrészt meghatározza hogyan továbbítják az elektronikus üzeneteket egyik helyrõl a másikra, másrészt pedig azt, hogy milyen legyen ezeknek az üzeneteknek a szerkezete. A kitûzött cél olyan szabvány megalkotása volt, amely független az intézményeknél használatos programoktól és attól a számítógéptõl, amelyen ezek a programok mûködnek.
Ennek az X.400 szabványban meghatározott üzenetkezelõ rendszernek a lelke az üzenettovábbító (a továbbiakban MTA - Message Transfer Agent, vagyis Üzenet Átviteli Ügynök), amely egyszerûen kifejezve nem más mint egy üzenetkapcsoló. Ez az eszköz megfelel egy postai válogató és elosztó központnak, melynek feladata, hogy eljuttassa az üzenetet a címzetthez és kézbesítse azt. Az üzenetek megjelenésüket tekintve lehetnek egyaránt adatok, képek és szövegek.
Az elektronikus postarendszer üzenetkezelési modellje gyakorlatilag megfelel egy hagyományos levél továbbítási modellnek, ahol a levelet mindíg egyre közelebb juttatják a címzetthez, majd végül postaládájába helyezik, ahonnan azt a címzett kiveheti. Az elektronikus postai üzenet tartalmazhat fejrészt, szöveget és estleg mellékletet. Az üzenet befejeztével a rendszer programja borítékolja ezeket. Az elektronikus boríték megduplázza a címzett adatait és felírja a feladó címét. Ugyanúgy, ahogy a postás nem tekinthet bele a hagyományos postai borítékba, az MTA rendszer sem láthat bele az elektronikus borítékba. A borítékolt üzenet postázását a program úgy végzi el, hogy feladja azt a legközelebbi MTA-ra. Hasonlóan a hagyományos postához, a végsõ rendeltetési helyhez vezetõ úton az üzenet átkerül más MTA-khoz , majd a címzetthez való megérkezéskor a címzett postaládájába kézbesítik, ahonnan felvehetõ. Természetesen az elektronikus posta mindezt igen gyorsan végzi el úgy, hogy függetlenül a földrajzi távolságtól, a kézbesítési idõ, a beállítás függvényében, akár egy percen belül is lehet.
Az üzeneteknek ezt a mozgását tárolási és továbbítási mûveletnek nevezik, s jelenleg szinte minden elektonikus postarendszer megközelítõen ezt a technikát alkalmazza. Az X.400-as rendszer sajátsága, hogy az MTA sohasem néz rá az eredeti üzenetre és valójában nem is érdekli, hogy mi van a borítékban, amely tartalmazhat elektronikus postai üzenetet, de lehet benne számla, pénzügyi jelentés vagy teljesen üresen is állhat.
Fontos azt is hangsúlyozni az X.400-as rendszer elõnyeinek ismertetésénél, hogy egy adott MTA-nak csak felületes ismeretre van szüksége a világ hálózatait illetõen, s a felhasználó anélkül küldhet üzenetet a világ másik felére, hogy az MTA az ehhez szükséges adatok birtokában lenne. Az, hogy egy helyi MTA-nak nem kell az egész világra kiterjedõ ismeretekkel rendelkeznie, bármilyen természetesnek látszik, nem mondható el más levelezõ rendszerekrõl. A kormányzati levelezõ rendszerben a Miniszterelnöki Hivatal kommunikációs központjában lévõ MTA szolgál világra nyíló ablakként, amelyen keresztül "rálátás nyílik" az AT&T ATTMAIL szolgáltatására és egy kapun keresztül az egész világra kiterjedõ INTERNET hálózatra.
Lényeges azt is megemlíteni, hogy az X.400-as rendszer megfelelõ eszközökkel rendelkezik ahhoz, hogy a már meglévõ e-mail (pl cc-mail, ms-mail stb) elekronikus postai szolgáltatásokat és egyéb immár hagyományosnak tekinthetõ üzenetkezelõ eszközöket mint a fax és telex is integrálja, vagyis együttes használatukat az új rendszerben is lehetõvé teszi.
További elõnye az X.400-nak, hogy ez a rendszer nyújtja a címzés legkiterjedtebb módját. Bár ez a tény fokozza a rendszer bonyolultságát, de a bonyolultság a mindennapi felhasználó elõl többnyire rejtve marad. A rendszer elõnyei közé sorolható még az u.n. állapotjelentések fogalmának bevezetése és kezelése.
Postai rendszerekben gyakran elõfordul, hogy a levél küldõje nem kézbesíthetõ jelentést kap, aminek számos oka lehet (pl a megadott cím nem létezik, az üzenet hatályát vesztette még a kézbesítés elõtt vagy esetleg valamilyen kommunikációs probléma akadályozta meg a kézbesítést). Ilyenkor a valódi októl függetlenül a feladó megkapja a visszajelzést. Bár ilyen jellegû visszajelzést számos rendszer nyújt, az X.400-as olyan kereszthivatkozási adatokat is szolgáltat, amelyeket számítógéppel könnyen le lehet olvasni. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy jelenleg a legtöbb X.400-as alkalmazásnál a feladó által elküldött eredeti üzenetre rákerül egy olyan jelzés is, amely megmutatja, hogy miért nem lehetett azt kézbesíteni.
Gyakran fontos lehet az is , hogy az üzenetet mikor kézbesítették és, hogy valójában borítékját mikor nyitották ki. Ezt az információt az X.400-as rendszer egy kiegészítõ állapotjelzés segítségével szolgáltatja, amelyet átvételi értesítésnek neveznek. Sokan úgy gondolják, hogy ez a jelentés az X.400-as legfontosabb elõnyei közé tartozik, mert olyan ellenõrzési eljárást bocsát a felhasználó rendelkezésére, amely más rendszerekre nem jellemzõ.
Az állapotjelzõk használata az X.400-as rendszerben a megbízhatóságot elõsegítõ legfontosabb megoldás, amely azt jelenti, hogy a rendszer kialakítása garantálja az üzenet kézbesítését vagy a feladó értesítését arról, hogy az nem kézbesíthetõ.
Az így elért megbízhatóság egyre nagyobb fontosságot nyer a mennyiségek növekedésével. Kis rendszerek esetén az X.400-at bírálják magas rezsiköltsége miatt, azonban éppen ez teszi lehetõvé a postai rendszerekben ma már megkövetelt fejleszthetõséget. Az X.400-as képes arra, hogy az elektronikus posta használatának növekedésével fokozatosan bõvüljön, mert rendelkezésre áll benne a címzési képesség és a nagy adattömegek továbbítására elegendõ kapacitás. Nagy elõnye a gépek tipusától való függetlenség is, ami minimumra csökkenti a növekedést korlátozó kötöttségeket és nem elképzelhetetlen a felhasználók, üzenetek vagy a rendszerek számának akár egy teljes nagyságrendi növekedése sem.
Az X.400-as rendszer egyre szélesebb körben terjed el. A posta, telefon és távíró társaságok világszerte helyezik üzembe az ilyen rendszereket és ezeket használják a már meglévõ szolgáltatásaik összekapcsolására is. Sok telefon és távíró társaság X.400-as rendszereket használ arra is, hogy u.n. továbbítási kapukat biztosítson más postai rendszerekhez. Elmondható, hogy egy X.400-as rendszer képességeivel az üzenettovábbítási lehetõségek jelentõsen bõvülnek.
Az X.400-as rendszer nem csupán egy szabványokon alapuló eszközt ajánl az elektronikus posta üzeneteinek forgalmazására, de egy összefogó rendszert is jelent, amellyel a már használatban lévõ elektronikus üzenettovábbító rendszerek (e-mail), valamint hagyományos üzenettovábbítók (fax, telex) is képesek kapcsolatot teremteni. Igy az X.400-as rendszer alkalmazásba vételével a kormányzati intézmények a korszerû elektronikus ügymenetük kialakításához olyan megbízható üzenetkezelõ rendszerre tesznek szert, amelyet tovább építhetnek, kiterjeszthetnek saját szervezeteiken belül vagy akár világszerte mások felé is.