Az intézmény hivatalos neve NAGYBETÛKKEL
és postai (postafiók) címe,központi telefonszáma.
Az iratok fejrészében a teljes, a szövegben
az iratot készítõ szervezet teljes vagyrövidített megnevezését kell
használni.
2. Minõsítési jelölés
és érvényességi ideje
Államtitok: "Szigorúan titkos!"
Szolgálati titok: "Titkos!"
A "Szigorúan titkos!", ill. "Titkos!"
minõsítési jelölésû iratokat
nyilvántartási (iktató)
számban is meg kell különböztetni
a nyílt iratoktól.
A minõsítési jelöléssel
egy idõben a minõsítés érvényességi
idejét (minden esetben év,
hó, nap), a minõsítõ nevét
és beosztását az adathordozó elsõ
lapján, és ha van ilyen,
annak borítóján is fel kell tüntetni.
Ha a minõsítõ nem azonos a kiadványozóval,
akkor
a minõsítést a minõsítõnek
keltezéssel és aláírással is
el kell látnia.
A minõsítési jelölést
a több lapból álló papíralapú
irat minden egyes lapján (oldalán) -
az elsõ lap, és ha van ilyen, a borító
kivételével - annak felsõ és alsó
része közepén
fel kell tüntetni. A minõsített irat
összefûzése, hitelesítése nem
ad mentességet a
minõsítési jelölés laponkénti
(oldalankénti) feltüntetése alól.
Számítástechnikai alkalmazásnál
a sérülés mentesség ellenõrzését
a végkód biztosítja.
3. A példány sorszáma
Több példányban kiküldött
(elkészített) iratok esetében a példány-sorszámot
az irat
minden elsõ lapján, annak jobb felsõ
szélén a fejrész elsõ sorával
egy vonalban kell
feltüntetni.
Minõsített iratoknál a példány-sorszámot
az egy példányban készülõ iraton
is jelölni
kell. ("Készült 1 példányban").
A sokszorosított példányok sorszámozását
1-gyel kell
kezdeni. A pótlólag sokszorosított
példányok számozása a sokszorosított
példányok
után folyamatos.
A minõsített irat második és
minden további lapján (oldalán) felül,
annak jobb felsõ
szélén, a minõsítési
jelöléssel egyezõ vonalban az irat gépi
nyilvántartási számát
kell feltüntetni.
4. A melléklet azonosítása
A melléklet azonosítóját a
melléklet elsõ lapjára, a példány
sorszáma felett 1,5-es
sortávolságra (sorkihagyással) kell
írni. A melléklet a törzs irattól eltérõ
alaki és
formai kellékekkel készülõ irat.
A mellékleten fel kell tüntetni - a nyilvántartási
szám,
hivatkozási szám, címzett megnevezése
és a megszólítás kivételével
- az irat minden
más alaki kellékét, valamint minõsített
irat esetén az irattári példányon
a minõsítési
javaslatot.
5. Kezelési utasítások
Az irat jellegével kapcsolatos kezelési utasításokat
az irat elsõ lapján, annak felsõ
részén középen, a minõsítõ
beosztása alatt 1,5-es sortávolsággal (sorkihagyással)
kell feltüntetni. Nyílt iraton a fejrész
elsõ sorával egyvonalban középen kell
feltüntetni.
Az irat kezelésével, továbbításával
és a kutathatóságával kapcsolatos
kezelési
utasításokat a példány sorszáma
alatt 1,5-es sortávolsággal (sorkihagyással)
kell
feltüntetni. Egy iraton több kezelési utasítás
is feltüntethetõ.
6. A nyilvántartási szám
A nyilvántartási szám az iratnak a
saját nyilvántartásában kapott iktatási
számát jelöli,
melyet a fejrész alatt 1,5-es sortávolsággal
(sorkihagyással) kell feltüntetni.
Elõtte kiírandó: Nyt. szám:
7. A hivatkozási szám
A hivatkozási szám annak a rendelkezésnek,
vagy más iratnak a száma, amire a válasz
készült. Elõzmény nélküli
iratra hivatkozási számot nem kell írni.
A nyilvántartási szám
alatt kell feltüntetni 1,5-es sortávolsággal
(sorkihagyással). Elõtte kiírandó:
Hiv.sz.:
8. A címzett megnevezése
Az iratot a hivatali, vagy a szakigazgatási felettesnek
(elöljárónak) név és beosztás
feltüntetésével kell címezni.
Azonos beosztásúak, vagy alárendeltek esetében
elegendõ
a címzett beosztásának feltüntetése.
Az iratot annak kell címezni, aki az intézkedésre
jogosult.
Ha az iratot a hivatali úton kívül, más
szervezet, illetve személy útján kell továbbítani,
a címzett megnevezése alá zárójelben
fel kell tüntetni a hivatali úton kívüli
szerv, illetve
személy nevét és beosztását,
az "útján" szóval kiegészítve.
9. KIVONAT vagy MÁSOLAT
A kivonaton a KIVONAT jelzést a minõsítési
jelölés és a címzés között
középtávolságban,
a másolaton a MÁSOLAT jelzést a minõsítési
jelölés felett 1,5-es sortávolsággal
(sorkihagyással) kell feltüntetni.
A másolaton fel kell tüntetni - az aláírás
után - a másolatot készítõ
szervezet megnevezését,
az általa adott nyilvántartási számot
és a példány-sorszámot.
10. A tárgy megnevezése
A Tárgy a szöveg tömör tartalmát
jelölõ mondat, melyet a sorszéltõl 7
leütés távolságra,
lapközépig terjedõen, egy vagy több
sorban kell írni. Elõtte kiírandó:
Tárgy:
11. A megszólítás
A címzett személyt beosztásával
vagy személyét érintõen kell megszólítani.
12. A szöveg
A Szöveget eltérõ rendelkezés
hiányában bekezdésekre tagolva, általában
1,5-es
sortávolsággal (sorkihagyással) kell
írni. A bekezdések között kétszeres
sortávolságot
kell hagyni. A szöveg szükség esetén
az általánosan elfogadott módon tagolható.
Magyarázat nélkül csak a Magyar Tudományos
Akadémia által meghatározott
rövidítések alkalmazhatók, minden
más esetben annak jelentését elsõ
alkalommal ki
kell írni, pl.: Közhasznú Társaság
(a továbbiakban: KhT).
13. A mellékletek felsorolása
Melléklet:
vagy
Mellékletek:
Sorkezdetek után kell a mellékleteket a szöveg
befejezése után bekezdésnyi távolságra
felsorolni. A minõsítési jelölés
rövidíthetõ. Szükség szerint alkalmazni
kell a
"Melléklet csak a címzettnek!",
vagy a "Melléklet csak az 1., 3., 5. sz. példányhoz!"
jelzést.
14. A keltezés
A szabványoknak megfelelõen készítendõ
el, pl.: Budapest, 1995. január 16.
15. Az aláírás
Zárójelben az aláíró
neve szerepel, az aláírás alatti beosztásával.
Ha az aláírást (kiadványozást)
a jogosult helyett más személy írja alá,
akkor erre
az aláírás elõtt utalni kell:
A távol lévõ ... helyett:
Ha az irat fejrészében az aláíró
(kiadványozó) beosztása szerepel, akkor azt
az
aláírás után nem kell feltüntetni.
Ha az iratot több személy írja alá,
akkor az aláírásokat a beosztás sorrendjében
balról jobbra, illetve felülrõl lefelé
kettesével (páratlan számú személyek
esetén
alul középen) kell feltüntetni.
16. A kötelezõ záradék
A kötelezõ záradék fajtáit
és az iraton történõ feltüntetésének
módját a Függelék
II. része tartalmazza. A kötelezõ záradékot
az irat eredeti, irattározásra kerülõ
példányára, számítástechnikai
megoldásnál külön lapra kell felvezetni.
17. A minõsítési javaslat
A minõsítési javaslatot minden minõsített
irat - beleértve a mellékletet is - irattári
példányán a kötelezõ záradékot
követõen az utolsó lap hátoldalán,
vagy (különösen
elektronikus adathordozónál) külön
lapon kell feltüntetni az alábbiak szerint:
a) Minõsítési javaslat minta államtitok
esetében:
Minõsítési javaslat:
Az irat az államtitokról és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény mellékletének 64. pontja alapján államtitkot képez és az érvényességi idejének fenntartása indokolt,mert ...
Budapest, ...
(aláírás)
b) Minõsítési javaslat minta szolgálati
titok esetében:
Minõsítési javaslat:
Az irat a miniszter ... rendelete alapján szolgálati titkot képez és az érvényességi idejének fenntartása indokolt, mert ...
Budapest, ...
(aláírás)
A keltezés dátumának minden esetben
azonosnak kell lennie az irat készítésének
napjával.
Ha a minõsítõ és a javaslatot
tevõ személy azonos, akkor a minõsítési
javaslat helyett a
minõsítés indoklását
kell elkészíteni. A minõsítés
indoklása tartalmilag megegyezik a
minõsítési javaslattal.
18. Az ügyvitel kezelési záradéka
Az ügyvitel kezelési záradékait
a Függelék III. része tartalmazza.
19. A minõsítés felülvizsgálata
A minõsítés felülvizsgálatát
az irat irattári példányán a minõsítési
javaslat után, vagy az
ügyvitel kezelési záradékát
követõen kell feltüntetni az alábbiak
szerint:
A minõsítés felülvizsgálatának
eredménye:
Az irat minõsítésének és
érvényességi idejének felülvizsgálatát
az érvényben lévõ
titokköri jegyzék alapján végrehajtottam.
A felülvizsgálat során megállapítottam,
hogy az irat minõsítését és
annak érvényességi idejét továbbra
is fenn kell tartani.
Budapest, ...
(aláírás)
II. KÖTELEZÕ ZÁRADÉK
Az irat eredeti példányán fel kell
tüntetni a következõket:
a) Az irat valamennyi eredeti példányán:
Készült: ... példányban
Egy példány: ... lap
Irattári tételszám: (a továbbiakban:
Itsz.)
Ügyintézõ (tel.):
Gépelte:
Gépi nyilvántartási szám: (a továbbiakban:
Gnysz.) (az irat fogalmazvány, illetve
tisztázat belsõ nyilvántartási
száma)
Kapják: 1. sz. pld.:
2. sz. pld.:
3. sz. pld.: Irattár
Nyílt iraton a Gnysz.-t és a "Gépelte:"
rovatot nem kell feltüntetni. Az Itsz.-t az
Irattári Terv alapján kell megállapítani.
Az ügyek operatív módon történõ
intézése céljából az ügyintézõ
nevét és telefonszámát
az irat minden példányán fel kell
tüntetni.
Az irat irattári példányán minden
esetben fel kell tüntetni az egyes példányok
címzettjeit,
ha az adathordozó jellege ezt nem teszi lehetõvé,
akkor külön iratban kell felsorolni a
címzettek megnevezését. Ez esetben ezt
a külön iratot (egyedi elosztó) az irattári
példány
selejtezéséig meg kell õrizni.
A típuselosztó, illetve külön irat
(egyedi elosztó) alapján elküldött adathordozó
többes
példányain csak az elosztó, illetve
a külön irat (egyedi elosztó) számát
kell feltüntetni.
b) Ha az irat sokszorosításra kerül,
az a) pont záradéka után az irattári
példányon az alábbi
záradékot kell feltüntetni:
Sokszorosítva: ... példányban
Egy példány: ... lap
Sokszorosító napló szám: (a továbbiakban:
Snsz.)
Kapják:
c) Telefaxon történõ kézbesítésnél
az iratot csak egy példányban kell elkészíteni
több címzett
esetén is. A példány-sorszámot
a továbbítást követõen a záradék
"Kapják" része szerint kell
kitölteni.
d) Elektronikus irat továbbítás (e-mail,
Internet/intranet) esetén a leírtakat értelemszerûen
kell alkalmazni. Ekkor az irat eredeti példánya
a helyben "irattározásra" kerülõ
példány,
utólag manipulálhatatlan (optikai) adathordozón
tárolva.
e) A további szabályozást az illetékes
ágazati szerv, illetve országos hatóság
saját körben
alakítja ki.
III. AZ ÜGYVITEL KEZELÉSI ZÁRADÉKAI
Értelemszerûen kell kitölteni: