BEVEZETÕ

SZERVEZÉSI-SZERVEZETI-EMBERI ADOTTSÁGOK

Bár általánosságban a kormányhivatalokon belüli munkaszervezés és ügyintézés hasonló, a részleteket tekintve vezetési, szervezési, ügyintézési és iratkezelési szempontból eltérõ koncepciójú, részben más stílusú és más módszereket alkalmazó gyakorlat alakult ki. Még egy adott minisztériumon belül is vannak eltérések, különösen korábbi összevonás vagy szétválasztás után, vagy ha a szervezet több helyen települ, külképviseletekkel, regionális intézményekkel is rendelkezik. Az éveken keresztül kialakult "adminisztrációs rutin és beidegzõdés" megváltoztatása nem megy máról holnapra, még jó új szabályzat esetén sem.

A minisztériumi szervezeti hierarchia magas (5-8 szintû), hosszú szolgálati úttal. A hivatalvezetés emiatt összetett, nehéz a központi és operatív funkciók optimalizálása, jelentõsek az átfedések mind az iratkezelésben, mind az irattározásban.

Igen jelentõs az a belsõ és külsõ koordinációs munka, amely a kapcsolódó operatív ügyintézési folyamatok, a szervezeti egységek, a résztvevõk és különbözõ határidõk összhangját biztosítja.

A szabályok gyakorlatilag a manuális, papíralapú folyamatokra léteznek, az elektronikus ügykezelésre és ügyfeldolgozásra nem, vagy nem a rendszer részeként, hanem kiegészítéseként vannak elõírások.

Az informatikai korszerûsítési és szervezetracionalizálási feladatok végrehajtása általában az átszervezések után kerül napirendre, és nem azokkal párhuzamosan, azok részeként valósul meg.

A hivatali munka korszerûsítése során szervezeti egységek, folyamatok, technológiák (módszerek és eszközök) és emberek összhangját és egyenszilárdságú fejlesztését kell megoldani, az eredményességet befolyásoló sok-sok kölcsönhatás kezelésével együtt.

Szinte minden minisztériumi ügyintézési, ill. kapcsolódó bejövõ iratkezelési és kiadmányozási folyamat számítógépes támogatása során fontos megoldani a vertikális szolgálati út leképezését, amely szolgálati út megjelenik:

• az elõterjesztési és jóváhagyási folyamatokon keresztül,
• az értekezletek és ülések rendszerében,
• a szervezeti felépítés alá/fölérendeltségi viszonyaiban.

Az új informatikai megoldások befogadására jellemzõ,hogy a minisztériumi vezetõk és beosztottak általában nyitottak és várakozással tekintenek az ügyintézési és ügyiratkezelési folyamatok számítógépes korszerûsítése elé. Különösen igaz ez az ismétlõdõ, formalizálható eljárások esetében. Ez a motiváltság - megfelelõ képzés és megnyerés esetén - a minisztériumi hatékonyság legnagyobb felhajtóereje lehet. Jelentõs szemléletváltás szükséges ugyanakkor ahhoz, hogy az informatika és a szervezés a minisztériumokon belül fontosságának megfelelõ helyre kerüljön.

ÜGYINTÉZÉSI, ÜGYIRATKEZELÉSI HELYZETKÉP

A bevezetett számítógépes technikák, elsõsorban az iratkészítés és -továbbítás (levelezés), ill. munkacsoport szintû szolgáltatások funkcióit fedik le. A minisztérium-specifikus információgyûjtési, -feldolgozási és -szolgáltatási funkciók (engedélyezés, statisztika, nyilvántartások, saját és nemzetközi információk elérése, lekérdezése, stb.) jellemzõi egyrészt, hogy generációváltás elõtt/alatt állnak, másrészt, hogy elkülönült rendszerként mûködnek a minisztériumon belül. Nem alakult ki ugyanakkor az a koncepció, amely a hatékonyságot ténylegesen növelõ számítógépes ügyintézés és dokumentumkezelés immár elkerülhetetlenül szükséges bevezetését tûzi ki célul.

Ügyintézés (ügymenetkezelés)

Egyazon minisztériumon belül is léteznek olyan ügyintézési/ügyviteli folyamatok, amelyek kialakították saját, többé-kevésbé elkülönült ügyintézési és iratkezelési rendszerüket (elõterjesztések, engedélyezések, nyilvántartások, bizonylatok). Ezeknek a rendszereknek pl. irattározási szempontból való összehangolása és egységbe foglalása nehézségeket okoz, de nem kerülhetõ meg egy egységes, ill. az adott minisztériumra szabott ügyintézési koncepció kialakítása során.

A jelenlegi kormányhivatali ügyintézési, iratkezelési és irattározási szabályzatok és gyakorlat legfõbb jellemzõje (és egyúttal hibája is) az, hogy ügyiratcentrikus és nem ügyintézés- vagy ügyintézõ központú. Az iktatási, nyilvántartási, vagy követési módszerek fõ kérdése az, hogy hol van az irat, regisztrált-e az irat, és kinek a felelõssége az irat kezelése vagy feldolgozása.

Az ügyintézés-korszerûsítés meghatározó szempontja tehát, hogy az ügykezelés során tevékenység- és ügyintézés-centrikus, eljárás-orientált módszereket kell bevezetni és alkalmazni.

A tevékenységek elemzése alapján ki kell emelni azokat a folyamatokat, amelyek tipizálhatók, algoritmizálhatók, meghatározott ügyintézési eljárások szerint mûködnek, vagyis számítógépes segítésük megoldása fontos és lehetséges is az ügyintézési hatékonyság növelése szempontjából.

A választást több szempont is befolyásolja:

• a folyamat általános vagy egyedi (célfolyamat) jellege,
• a folyamat minisztériumon belüli súlya, fontossága,
• a folyamat modellezhetõsége, algoritmizálhatósága,
• a várható hatékonyságnövekedés és költség-megtakarítás,
• az új módszerek bevezethetõsége és eredményessége.

A számítógépes támogatás szempontjából tipikusan kiválasztható minisztériumi ügyintézési folyamatok:

• A felsõszintû vagy minisztériumi szintû elõterjesztések, ill. jelentések kidolgozásának rendje, amely összetett folyamat, és súlyát tekintve több minisztériumban is az egyik legfontosabb tevékenységi kört jelenti. Az egyes kormányelõterjesztések tartalmi és formai követelményeit a Kormány ügyrendje írja elõ, vagyis jól modellezhetõk. Hatékonysága szorosan és közvetlenül összefügg az iratkezelés - iratfeldolgozás - irattározás hatékonyságával is.
• Az iratkezelés - iratfeldolgozás - irattározás, amely a minisztérium minden szervezeti egységét érintõ kérdés, függetlenül attól, hogy felelõsként, együttmûködõként, koordinátorként, valamilyen szolgáltatást nyújtóként vagy döntéshozóként vesz részt a munkamegosztásban.
• Egyéb, jól meghatározott ügyintézési folyamatok (pl. engedélyezés, koordináció, stb.), amelyek hatékonysága jelentõsen növelhetõ dokumentumkezelési, információcsere vagy munkaszervezési technológiák hozzáadásával.

A minisztériumon belül egy ügy elintézése az ügy típusától függõ határidõhöz kötött. Ha az ügyintézési határidõ nincs kijelölve, az ügyet 15 naptári napon belül el kell intézni. Az államigazgatási eljárásról szóló törvény szerint az ügyintézési idõ (beérkezõ iratoknál) 30 nap, kivéve, ha jogszabály, felsõbb szervek ügyrendi elõírásai, társhatóság megkeresése, vagy belsõ vezetõi utasítás, más határidõt nem szab meg. Az ügyintézésre rendelkezésre álló idõk várhatóan rövidülni fognak. Csökkenõ létszám és növekvõ számú, egyúttal bonyolultabbá váló ügyek mellett az ügyintézés informatikai támogatottsága nélkül így érdemi és minõségi ügyintézés nem tartható fenn a jövõben.

Ezzel kapcsolatos probléma, hogy kevés és a napi gyakorlatban nincs bevezetve olyan eszköz, amely pl. a vezetõk számára egyértelmûen mutatná, hogy az egyes ügyek intézése hol tart, és az ügyintézés során hol vannak szûk keresztmetszetek, amelyek feldoldására még idõben lehet intézkedni.

Az ügyintézõ szempontjából az ügyintézést lehet tágabb és szûkebb körben értelmezni:

• tágabb értelemben az ügyintézés a tervezett feladat aktuálissá válásával, iratbeérkezéssel, vezetõi szignálással kezdõdik, és a kiadmányozással, ill. a teljes ügyirat irattárba adásával ér véget,
• szûkebb értelemben az ügyintézés akkor indul, amikor az ügyintézõ a kiszignált iratot a vezetõi utasításokkal átveszi és befejzõdik, amikor az elõkészített válasszal együtt a teljes iratanyagot vezetõi jóváhagyásra leadja, ill. ennek megfelelõen a szükséges módosításokat átvezeti.

Az ügy intézésének kimenetei (módja):

• nincs intézkedés, vagy válasz (tudomásul vétel, "intézkedés nélkül irattározandó"),
• az elintézés rögzítése magán az iktatott iraton, iratborítón (az elintézés történhetett telefonon vagy személyesen),
• az elintézés folyamatának és tényének rögzítése formanyomtatványon és/vagy nyilvántartásban (adatbázisban),
• az eredeti irat továbbítása más illetékes intézkedésére vagy továbbintézésre,
• az intézkedések és egyeztetések eredményeként megszületõ válaszirat, döntéselõkészítési elõterjesztés, jelentés, ..... stb., esetleges mellékletekkel,
• az ügyintézés során az induló irathoz csatolt iratok, háttéranyagok.

Az elõzõek kapcsán automatikusan felvetõdik a minisztériumi munkavégzés minõségének, különösen az idõkorlátos vagy információhiányos ügyintézésnek a problémája a nem megfelelõ információs és eszközháttér miatt, ami különösen kritikus az ismétlõdõ feladatok esetében.

Az ügyintézési munka szervezése, követése a rendelkezésre álló ügyrenden belül is kézi vezérlésû, rutinra épülõ, még a jól meghatározott eljárásokat is beleértve. A munkafolyamat-szervezés számítógépes segítése néhány minisztérium kezdeményezésén túl nincs megfelelõen elõkészítve.

Iratkezelés, irattározás

A jövõbeli fejlesztések szempontjából is fontos megállapítások tehetõk a minisztériumi iratkezelési és irattározási szabályzatok és gyakorlat alábbi szempontok szerinti elemzése alapján:

1. az ügyintézési folyamatoknak való megfelelõség,

2. megfelelõség egy számítógépes integrált irodai környezet követelményeinek,

3. gyakorlatban történõ érvényesülés.

Az elemzés legfontosabb megállapításai

• Az irat definícióját - legalábbis szabályzat szinten - általánosan kiterjesztik a minisztériumhoz érkezett, valamint a minisztériumban készített írott szövegre, adatra, képre, rajzra, amely bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Iratnak minõsülnek a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatok is. A gyakorlatban viszont az iratok kezelése során több irat (pl. telefax, elektronikus levél, bizonylat, adatlap, vagy "s.k. felbontású" küldemény) kikerül ebbõl a körbõl. Ez nemcsak az elektronikus iratkezelésnél okoz majd problémát, hanem jelenleg is, mivel ezek a dokumentumok kimaradhatnak a követés és nyilvántartás körébõl.
• A szabályzatok definíciója szerint az iratkezelés a minisztériumba érkezõ beadványok nyilvántartása és egyéb küldemények, vagy ott keletkezõ iratok átvétele, illetékesség szerinti elosztása, iktatása, segédletekkel, elõzményekkel való ellátása, minisztériumon belüli irányítása, kézbesítése, az ügyintézés során készült kiadmányok és egyéb küldemények postára adása, kézbesítése, valamint az elintézett iratok irattári kezelése, megõrzése, levétárnak történõ átadása, selejtezése.

  Ez a megközelítés érvényesül a gyakorlatban is, ahol az iratkezelés és irattározás gyakorlatilag formai, az ügyek tartalmi intézésétõl (szervezetileg és felelõsség szempontjából is) elkülönült adminisztratív folyamat. A központilag nyilvántartásba vett (érkeztetett/iktatott) dokumentumokat jelenleg az információtovábbítás elektronikus formái helyett/mellett a kézbesítõk adják át az átadó (kézbesítõ) könyveken keresztül a címzett vagy kijelölt szervezeti egységek titkárságainak.

  Ezt tükrözi az iratkezelés rendeltetésére vonatkozó elvárás is, vagyis:

  • az irat útja mindenkor követhetõ legyen, és tegye lehetõvé a gyors és pontos fellelhetõséget,
  • lehetõleg a legrövidebb úton jusson el a küldemény az ügyintézõkig,
  • biztosítsa az iratok megõrzését, tárolását, gyors és pontos visszakeresését.

  Ennek tudható be az is, hogy a teljes folyamatból (ennek megfelelõen a szabályozásból) az érdemi ügyintézéshez kapcsolódó iratkészítési, sokszorosítási, szignálási, mutatózási, határidõzési, elõzménycsatolási, összekapcsolási/rendezési, követési és visszakeresési ("iratfeldolgozási") funkciók kimaradnak.

  Nincs egyértelmû rendelkezés arra, hogy az irat mozgása során hogyan teljesüljenek a legrövidebb útra, a szolgálati útra, a kiadmányozási jogra, az információvédelemre vonatkozó általános vagy egyedi követelmények.

• A minisztériumi iratkezelésben és az irattározásban alapvetõen a kétszintû, központi és operatív (fõosztályi) megoldás kombinációja a jellemzõ. A hierarchia mentén további szintek is létezhetnek. A postabontás, érkeztetés, postázás központi iratkezelési funkció, az iktatás a manuális rendszereknél többszörös, a számítógépes iktatásnál pedig "valahol iktatni kell". A kiadmányok iktatása általában nem központi.

  Különösen nagy probléma, hogy az egy tárgykörhöz tartozó, több iratváltással járó, esetleg egy évben le nem záruló ügyek összetartozó iratai több helyen, több iktatószámon találhatók, meg, és ezeket valójában csak az ügyintézõ tudja összerendelni.

  Az iktatás célja az irat ügyintézõ szintû vagy ügy szerinti követhetõségének, kereshetõségének biztosítása. A gyakorlatban az ügyintézésért felelõs szervezeti egység szintû iktatás a fontosabb és feleslegessé teszi a központi iktatást. Különösen szükséges lenne a szervezeti egységeknél történõ iktatásra azokban az esetekben, amikor az irat a központi érkeztetést megkerülve (pl. telefax, elektronikus levél formájában) kerül az ügyintézõ fõosztályra.

  A központi iktatóban, a fõosztályok és önálló osztályok titkárságain sorszámos iktatást alkalmaznak, és a számítógépes iktatóprogram is automatikusan sorszámot generál. Mivel a sorszám nem "beszélõ", vagyis különösebb információt nem tartalmaz, a visszakeresést ténylegesen nem segíti.

  Az irat érkezhet "vertikálisan", a központi iratkezelõbõl, vagy "horizontálisan", más szervezeti egységtõl intézkedésre, véleményezésre, láttamozásra (visszavárólag) vagy tájékoztatásul (maradólag). Ennek megfelelõen az illetékes szervezeti egységnél már iktatott irat lehet átmenõ vagy maradó. Ennek nyilvántartása a gyakorlatban csak az ügyintézõn keresztül valósul meg.

• A különbözõ minisztériumi iratkezelési gyakorlat fõ eltérései:
  • a funkciók centralizálásának és decentralizálásának mértéke, a központi és fõosztályi iratkezelési funkciók megosztottságának foka,
  • az irattári tervek felépítése,
  • az érkeztetés, nyilvántartásba vétel, iktatás számítógépes támogatottságának módja és mértéke,
  • az iratok kísérõ információkkal (bélyegzõ, iratborító-fedõlap, szignálás) való ellátásának módja,
  • különbözõek lehetnek a nyilvántartásba vétel szempontjai, mutatói,
  • különbözõ lehet a nyilvántartásba vétel módja és eszköze is (érkeztetõ bélyegzõ, iktatókönyv, számítógépes iktatás, iktatószám formátum).
• Az iktatórendszer (beleértve a számítógépes szolgáltatásokat is) felvilágosítást adhat az irat hollétérõl, de nem ad felvilágosítást az ügyintézési folyamat helyzetérõl, a szûk keresztmetszetekrõl.
• Eltérés lehet abban is, hogy az irat beérkeztetése során központilag végzik el az irat témakörös besorolását - amely besorolás egyúttal az (irattári terv szerint) irattározás alapja is -, vagy az irattári mutatózás az ügyintézõ fõosztályra decentralizált.

  A központi mutatózás a központi iratkezelõ részérõl a funkcionális illetékesség, ill. az irattári terv és ezen belüli besorolás teljes ismeretét feltételezi.

  Hasonló a helyzet az elõzménykeresésnél (elõirat csatolásnál), amelynek központi megoldása az adott tipusú ügy kezelésében és intézésében való teljes jártasságot feltételez.

  A minisztériumi iratkezelési rendszerek általában többcsatornásak, melynek összetevõi:

  • "nyílt" iratkezelési rendszer,
  • az elõterjesztések iratainak kezelésére a nyílt rendszeren belül kialakított speciális rendszer,
  • egy "titkos" iratkezelési rendszer, a "szigorúan titkos" (00), vagy "titkos" (0) iratok kezelésére, a TÜK Iroda felügyelete alatt,
  • felügyelet nélküli rendszer, amelyben a telefax, telex, e-mail forgalom bonyolódik,
  • speciális rendszerek az egyéb ügyviteli és ügyintézési folyamatokhoz kapcsolódó dokumentumok kezelésére, feldolgozására és tárolására (pl. engedélyezés, regisztráció, statisztikai jellegû adatszolgáltatások, stb.).
• A kiadmányozás magában foglalja:
  • a tervezetek, javaslatok jóváhagyását,
  • az adott témára vonatkozó döntéseket,
  • az ügyintézésre vonatkozó utasítások és intézkedések elvégzésének ellenõrzését,
  • az irattárba helyezést.

  A kiadmányozás célja tehát döntéshozatal, állásfoglalás vagy tájékoztatás, egyúttal az adott ügyintézési feladat lezárása. Az eredményességet befolyásolja az elõzmények teljeskörû ismerete, a döntési információk, a különbözõ vélemények rendelkezésre állása.

  A kiadmányt készítõ ügyintézõ és a kiadmányozó (aláíró) között a szolgálati út szerint akár több lépcsõfok is lehet. Ez felveti a hierarchikus szignálás, a különbözõ szintû titkárságok közötti oda-vissza történõ iratmozgás kezelésének és követésének kérdését és problémáját.

  A jelenleg alkalmazott rendszer nem ad megfelelõ megoldást arra az esetre, ha a kiadmányozással nem zárul le az ügy, vagyis nem új ügy generálása, hanem az elõzõ folytatása a következõ lépés. Többszörös összefüggés esetére sem az iktatási, sem az elõzménykeresési (irattározási) rendszer jelenleg nincs kiképezve.

• Az irattári terv célja, hogy segítséget adjon az irattári elhelyezésben, de még inkább a különbözõ mutatók szerinti keresésben. Az alkalmazott formában a témakör szerinti és ezen belüli sorszámos iktatási iratazonosítás nem ad információt a kereséshez, vagyis az irattartományt végig kell nézni és ki kell tudni választani (pl. az irat tárgya, ügyintézés becsült ideje alapján) a kapcsolódó irato(ka)t. Az irattári terv a késõbbi elõzménykutatáshoz, többféle szempont szerinti kereséshez egyfajta keretet ad, de a kívánt jellemzõk (attributumok) szerinti keresés hiányában a jelenlegi visszakeresési rendszer elsõsorban az "ügyintézõi emlékezésre" épít.
• A szervezeti egységnél kialakított operatív irattár az operatív ügyintézés idejére (3 év, kivételekkel) tárolja az iratokat. A központi irattár az operatív irattározás és a levéltárba adás vagy selejtezés közötti idõtartamban tárol. A központi irattározás speciális esete a TÜK irattár, amely operatív és központi titkos irattárként mûködik, de a "nyílttá nyilvánítás" után jelentõs mennyiségû iratot ad át a központi irattárnak. Általános probléma, hogy az irattári megközelítés az iratok megõrzésébõl és nem a gyors és rugalmas visszakeresés és gazdaságos tárolás követelményébõl indul ki. A fenti, legalább 3 irattár közötti mozgás követésére, a többszörös tárolás elkerülésére, az azonos tárolási és visszakeresési jellemzõk használatára a jelenlegi manuális rendszerben valójában nincs mód.
• Az irattári tervek koncepciójukban sem mutatnak egységes képet. Pl. a tevékenységi körök, a szervezeti és mûködési szabályzat leképezése, a földrészek - országok, nemzetközi szervezetek, nemzetgazdasági ágazatok, események, iratféleségek egyaránt vezérelhetik a többnyire fa-struktúrájú irattári tervek kialakítását.
• A központi irattárban és az operatív irattárban az iratok fizikailag állványokon, ezeken belül polcokon, irattári dobozokban, dossziékban és évenként, tételszámosan, valamint szervezeti egységenként vannak tárolva, ezen belül pedig iktató(sor)szám növekvõben. Ez azt jelenti, hogy ugyanazon témakörben és tételszámon különbözõ szervezeti egységek állíthatnak össze különbözõ dobozokat, továbbá, hogy ugyanaz a dosszié vagy irat több helyen is megjelenhet. Jelenti pedig általában azt, hogy az irattárban valójában csak az tud keresni, aki az érintett irathoz tartozó ügy ügyintézõje volt, így nem tud iratot visszakeresni sem az iratot dobozokba összeállító titkárság, sem a központi irattáros.
• A kormányzati szerveknél exponenciálisan növekvõ mennyiségû, különbözõ hordozókon és formátumban megjelenõ információtömeg kezelése, felhasználása és megõrzése, valamint az ide vonatkozó technológiákban bekövetkezett fejlõdés, stratégiai szintû változások szükségességeként veti fel az információk, iratok feldolgozásának és tárolásának korszerûsítését. Egy-egy tárca éves külsõ iratforgalma 2 km, a belsõ 9 km irat-folyóméter hosszúságot is elérhet.
• Az irattár(ak)ban tárolt iratok/dokumentumok mennyiségérõl, féleségérõl részletes és naprakész nyilvántartás nincs, ilyen jellegû információk az irattári kartonokból, esetleg számítógépes iktatórendszerbõl nyerhetõk ki.
• (Központi) irattárba lehet és kell olyan iratot helyezni, amely elintézett kiadmányait már továbbították, az elküldés utáni láttamozások megtörténtek, és határidõkezelést nem igényel, vagy amely "érdemi intézkedés nélkül irattárba helyezve" minõsítést kap.

  A központi irattárba csak teljes évkörû irategyütteseket lehet leadni, a megfelelõ kellékekkel (iktatókönyv, floppy-lemez, stb.). Az átadás irattári dobozokban, tételes átadási/átvételi jegyzék melléklésével történik. Ha egy ügy intézése áthúzódik a következõ évre, akkor azt át kell iktatni a következõ év iratai közé, a kapcsolódást pedig mindkét iktatószámnál jelezni kell.

  A központi irattárban való keresés az évszám, tárgykör/tételszám, szervezeti egység betûjel szerint lehetséges. Az így megtalált doboz(ok)ból vagy az iktatószám és ügyintézõ elõzetes kiderítése alapján, vagy a teljes anyag átnézésével lehet a konkrét iratot megtalálni. Az összetartozó iratok, iratváltások kikeresése még nehezebb.

  Az irattárból iratot csak hivatalos használatra, csak az intézkedésre jogosult szervezeti egységnek szabad kiadni, átvételi elismervény ellenében. Az irat kiadása (kölcsönzése) az irattárból "ügyirat kiadási bizonylat" kiállításával lehetséges.

  Az irattári anyagnak azt a részét, amely nem történeti értékû és amelyre az ügyintézésben már nincs szükség, a vonatkozó jogszabályokkal összhangban selejtezni kell. A központi irattárak több tíz teremnyi anyagában rengeteg olyan tétel van, amely a gyakori átszervezések, irattári terv váltás, idõ és felelõs hiánya miatt nincs lezárva. A lezárás hiánya miatt ezek selejtezése és átadása sem történik meg.

A JELENLEGI IRODAI INFRASTRUKTÚRA

Ez összefügg azzal a megközelítéssel, hogy a számítógépesítés általában az "úgyis szükséges" PC-s munkaállomások beszerzésével és hálózatépítéssel indult.

A meglévõ, többnyire egy adott minisztériumi funkcionális feladat megoldására fejlesztett alkalmazások "szigeteket" alkotnak, nem integráltak. Az alkalmazások kialakították a saját "iratkezelésüket" (pl. bizonylatok), amelyek nem integrálódnak a minisztériumi általános iratkezeléshez és irattározáshoz.

A meglévõ és jól, vagy kevésbé jól kidolgozott számítógépes megoldások jellemzõen a következõk:

• (Vezetõi és szakmai) információszolgáltató rendszerek, az újabbak valamilyen workgroup technológiára (pl. Notes) alapozva .
• (Társszervek számára is elérhetõ vagy részükre kialakított) kormányzati adatbázisok, statisztikai szolgáltatások, nyilvántartások és információs rendszerek. Ezek jelentõs része valamilyen PC-hálózatos megoldás, de az új fejlesztéseknél már érvényesül az adatbázisfejlesztésekre vonatkozó egységes (Oracle) koncepció, ill. az interaktív hozzáférés lehetõsége.
• Engedélyezési, felügyeleti, erõforrásgazdálkodási rendszerek.
• Minisztériumi gazdálkodási és pénzügyi irányítási rendszerek.
• Térinformatikai szolgáltatások, jellemzõen tematikus térképek generálására, ill. szolgáltatására.
• Jogszabály-nyilvántartó rendszerek (CD ROM-on terjesztvett kereskedelmi szolgáltatás használata formájában.)

Az átfogó megoldások:

• Kormányzati szintû levelezõrendszer (Messenger 400, ill. minisztériumi szintû belsõ levelezõ rendszerek, MS Mail, c: Mail),
• MS Office PC-s programcsomagok, elsõdlegesen a dokumentumok, táblázatok elõállítására (Winword, Excell, stb.),
• Belsõ és külsõ hálózati kommunikációs szolgáltatások (pl. Internet).

• Integrált ügyintézési, ügyiratkezelési és archiválási mintarendszerek,
• Elektronikus dokumentumkezelõ, -tároló és -visszakeresõ rendszerek.

Az alacsonyszintû informatikai támogatottságot többletmunka, nagyfokú kormányzati rutin és emberi intelligencia pótolja.

KÖVETKEZTETÉSEK

A jelenlegi ügyintézési és iratkezelési-irattározási folyamatainak és módszereinek felmérése, az élenjáró irodaautomatizálási technológiákkal való egybevetése alapján megállapítható, hogy ezen a területen van a legnagyobb lemaradás, még a minisztériumok átlagos informatikai fejlettségi szintjéhez képest is.

A megoldás az integrált minisztériumi ügyintézési rendszer, amely emberek, szervezetek, folyamatok és iroda-automatizálási technológiák (módszerek és eszközök) összhangját teremti meg. Épít a meglévõ informatikai megoldásokra, részben azok beintegrálásával, részben azok hatékonyságát növelõ technológiák hozzáadásával.