Az integrált iratkezelési problémák megoldásánál feladatként jelentkezik, hogy olyan szempontból is vizsgáljuk az alternatívákat, hogy azok mennyire teljeskörûen tudják megoldani az intézmények komplex feladatait. Ez a fejezet egy szempontkört tárgyal: az elektronikus médiákon keletkezõ és a hagyományos papír alapú ügyek és ügyiratok feldolgozásának lehetõség szerinti egységes megoldása, összekapcsolása. Ez vezethet el az államigazgatáshoz tartozó intézmények sztenderdizált ügyiratkezeléséhez. Így az intézmények iratkezelési problémáinál két feladatcsoport egységes megoldására kell felkészülni:
Célunk egy olyan heterogén megoldás körvonalazása, amely megfelelõen nyitott ahhoz, hogy a különbözõ sztenderd eszközöket és egyedi fejlesztések eredményeit integrálja szabványosított módon, alkalmazkodva az adott intézményeknél már korábban kialakított ügyiratkezelési szokásrendszerhez, ill. kezelje a folyamatosan változó követelményrendszerek szempontjait is, és legyen képes ügyiratkezelési feladatokhoz csatlakozó további rendszerek beintegrálására.
A Messenger 400 hivatalos ügymenetbe történõ beépítésekor intézményenként eltérõ számítástechnikai környezeti feltételekkel és eltérõ szervezési gyakorlattal kell számolni. Az elektronikus üzenetek kezelése viszonylag egyöntetûen szabályozva van. Ennek a problémának tárgyalása számunkra így csak olyan szinten érdekes, hogy az ezen keresztül érkezõ dokumentumok milyen módszerrel integrálhatók egy komplex megoldást nyújtó rendszerbe. A házon belül akalmazott elektronikus ügyiratkezelõ rendszerek illesztése az X. 400-as levelezõ rendszerhez különbözõ módon megoldható, mindez azonban nem terjed ki a papír alapú ügyiratok kezelésének sztenderdizált integrálására.
Ezen a központi iktatóban kell megoldani a papír alapú ügyiratok elektronikus nyilvántartását is, mely által a központi iktatón keresztül a teljes, heterogén ügyiratforgalom egységesen kezelhetõ. A központi iktatóban tehát egy olyan rendszer fejlesztendõ ki, amely a papír alapú ügyiratok nyilvántartásába be tudja integrálni az M400 adatforgalmát, és biztosítani tudja a bármilyen úton létrejött elektronikus ügyiratok tartalmának visszakeresését elektronikus úton. Az így kifejlesztendõ rendszernek meg kell felelnie az egységesített ügyiratkezelés szabványosított elõírásainak. Ezzel a módszerrel bõvíthetõ ki az iktatási rendszer egy teljeskörû ügyiratkezelõ rendszerré (egységesített workflow, archiválás, stb.).
Az így alkalmazott manuális iktatás az elsõ lehetséges alkalommal kiváltandó egy elektronikus iktatókönyvvel, mely a manuális iktatókönyv adatmodelljét kiegészíti a sztenderizált ügyiratkezelés adatstruktúrájával, az elõzõekben leírtak szerint. Ez szolgálhat arra, hogy az egységes manuális iktatásból eljuthassunk az egységesített ügyiratkezelés bevezetéséhez.
4.2. Fõosztályi iktatás
Lehetõség van arra is, hogy bizonyos ügytípusok dokumentumait az egyes fõosztályok külön is iktassák az esetleges eddigi X.400 nélküli gyakorlatnak megfelelõen. Itt is biztosítani kell a lehetõséget, hogy a manuális iktatásról az elõbb ismertetett módszerrel át lehessen térni a heterogén ügyiratokat nyilvántartó elektronikus iktatásra, amely ugyanúgy alapja a teljeskörû egységesített ügyiratkezelés bevezetésének.
4.3. Központi gépi iktatás esetén lehetõség van arra, hogy a bejövõ üzeneteket a címzettek maguk iktassák a központi adatbázisba. Ehhez az X.400-on kívül egy másik, lokális hálózat kiépítése szükséges, valamint egy, a helyi igényeknek is megfelelõ alkalmazás. A központi iktatónak lehetõsége van az ellenõrzésre, az iktatásból kimaradt üzenetek utólagos iktatására, vagy az archivumból való törlésére. A kimenõ és belsõ üzeneteket az iktatórendszeren keresztül lehet elküldeni a címzett felé. Ez a mód automatikusan kell biztosítsa, hogy az iktatószám (és esetleg más információk is) bekerüljenek az üzenetbe, ill. a küldemény M.400-as azonosítója is bekerüljön az iktató adatbázisba. A központi iktató ellenõrzést gyakorolhat a teljes iratforgalom felett. A gépi iktatás az alapja a gépi ügykezelés bevezetésének és fokozatos általánossá tételének. Ebbe a megoldásba integrálható és illeszthetõ teljes funkcionalitással más intézményen belüli elektronikus szabvány vagy akár egyedileg kifejlesztett ügyiratkezelõ rendszer.
4.4. Vegyes, központi és fõosztályi iktatás akár manuálisan, akár gépi úton a korábban leírtak szerint szintén megvalósítható.
Az üzenetek több részbõl (Body) állíthatók össze. Az egyes részek funkcionálisan és tartalmilag is különbözõek lehetnek, pl. tömörített, vagy tömörítetlen, egyszerû szöveg, vagy Word dokumentum, Excel táblázat, egyéb bináris fájl, stb. Az elsõ részt szabványos iktatási feladatok számára kell fenntartani, amelynek meg kell felelnie az elektronikus ügyiratokon kívül a papír alapú ügyiratok jellemzõinek sztenderdizált leírásának is.
Az iktatási fejlcében elhelyezésre ajánlott adatok
Az iktatás helye - egy hálózatos, homogén, integrált iratkezelést feltételezve - decentralizált, ill. centralizált, tehát mindig az irat/üzenet helyén végzik. Az iktatószám-kiadás automatikusan, gépi úton, központilag történik.
Ezen a szabványosításon túlmenõen a megvalósítható M.400-ra felkészített ügyirat- és ügykezelõ rendszerek akár minisztériumonként különbözõek lehetnek, a helyi specifikumoknak megfelelõen, a szükséges mértékig igazodva a korábban kialakult gyakorlathoz.
Ezen a szabványosításon túlmenõen a megvalósítható M.400-ra felkészített ügyirat- ésügykezelõ rendszerek akár minisztériumonként különbözõek lehetnek, a helyi specifikumoknak megfelelõen, a szükséges mértékig igazodva a korábban kialakult gyakorlathoz.