Az ügyintézési folyamat számítógépes támogatása

• A felhasználók a szolgáltatással elégedettek legyenek,
• A munkatársak munkája világosabb és mérhetõbb legyen,
• Az ügyintézési folyamathoz szükséges információellátás biztosítva legyen,
• Az irattári tevékenységekkel az intézmény ügyintézõi/vezetõi jobban meg legyenek elégedve,
• Az ügyintézési folyamat ciklusidejének csökkentése,
• A végfelhasználók és üzemeltetõk elégedettségének növelése,
• Az ügyintézést támogató számítógépes szolgáltatás bevezetése,
• A munkavégzés és az ügyrend, illetve ügykezelési szabályzat összhangjának támogatása,
• A munkatársak munkahatékonyságának (hagyományos és elektronikus úton elõállított, másolt és továbbított, - karakteres, képi és hang formában rögzített - szabványos eljárások, formanyomtatványok, ellenõrzõlisták, elõzmények, utasítások elektronikus csatolásával) növelése,
• A munkavégzés folyamatos és magasszintû minõségbiztosításához a modern elektronika lehetõségeinek biztosítása és a feladatmegoldás minõségénél az elõkészítés, a technológia és a csoportmunka szerepének növelése és a személyfüggõség csökkentése,
• A munkák elvégzésének a lehetõ legjobb ügykezelés biztosítása,
• A munkamegosztás és a koordináció, helyettesítés javítása,
• A munkavégzés és döntéselõkészítés maximális információs támogatása és az élõmunka-igény csökkentése,
• A munkavégzés tervezésének segítése. A munkafolyamat-elemzés, a munkafolyamat-definiálás, az egyes részfeladatok specifikálása, az adminisztráció és az ügyintézés támogatása,
• A munkavégzés folyamatainak utólagos (faktografikus, statisztikai, módszertani, stb.) elemezhetõségének számítógépes támogatása,
• A munka- és feladatszervezésbõl adódó változások átvezetésének számítógépes támogatása,
• A feladatvégzés auditálhatóságának biztosítása,
• Az érdemi munka kerüljön a munkahelyek középpontjába és csökkenjen az adminisztrációs teher,
• A munkát egymás utáni és párhuzamos részfeladatokra kell bontani. Minden részfeladat - elemi munkavégzés - során az ügyintézõnek legyen világos az elvégzendõ feladat és a munkavégzéshez kapható szabványos és specifikus módszertani és technológiai támogatás,
• Meg kell határozni a fõ ügycsoportokhoz kapcsolódó azon kulcs-aktivitásokat amelyek komplettálása biztosítja a felhasználó (megrendelõ) elégedettségét,
• Felhasználóbarát számítógéppel támogatott munkavégzés biztosítása.

• a Windows user felületet, objektumorientált file- és feladatkezelést,
• az icon és magyar menüvezérelt választék-kiválasztást és HELP [input, ellenõrzés, feladatmegoldás] szolgáltatást,
• a menü és objektumorientált folyamatvezérlést, egyedi és csoportos hozzáférésû objektumkezelést, egyszerû file- és objektumkonverzió,
• a számítógéppel támogatott inputot és ellenõrzéseket (szintaktikai, szemantikai [preventív, korrektív, detektív, dupplikát/szinonima], [input, output és integritás], hozzáférés-ellenõrzés [menü, adat] stb.), valamint a kapcsolódó javítások módosítások ellenõrzött támogatását,
• a számítógéppel támogatott szinonima- és fogalomkezelést,
• az eszközök és az adatok többszintû, felhasználás-specifikus integrációját,
• az interaktív és kötegelt-paramétervezérelt input-output kezelést, konverziót, export-import funkciókat,
• automatikus eseménynaplózást és lekérdezést,
• az egységes-, teljes-, az intézmény belsõ szabványnak és az MSZ-nek megfelelõ magyar karakter és formátumkezelést
• a strukturált, de a felhasználó számára elfedett adat- és hálózati topológiát, valamint UNIX interface-t,
• automatikus kapcsolatkezelés a többi, a feladatmegoldásokhoz szükséges adatbázisokkal, FAX és E-MAIL rendszerekkel,
• az ügyintézés során TEXT, MS Excel, MS Winword, FAX, hang, képi dokumentumok közvetlen megjeleníthetõsége, szabadszöveges karakteres információkeresés
• egyszerû elektronikus aláírás, integritás, autetitáskezelés,
• az egyszerû, az MSZ szabványnak és egyéb ügykezelési elõírásoknak megfelelõ:
  • üzemeltetést,
  • felhasználást,
  • karbantartást,
  • hibafeltárást és elhárítást,
  • oktatást
• magaszintû adat és szolgáltatásbiztonságot,
• a felhasználói szinten elfedett, de a kliens -server paradigmán alapuló SQL és arhívum adatbázis kezelés
• a felhasználáshoz szükséges oktatás biztosítását és dokumentációellátást
• értjük.

A munkamegosztáson alapuló munkafolyamatok általános modellje.

Ezekben a modellekben (lásd pl. dr Fernando Flores és dr. Terry Winograd Stanford University Action Workflow koncepcióját) a feladatelvégeztetést és végzést megbízó(k) és megbízott(ak) szereplõkre és fázisokra lehet bontani. A fázisok közül a következõ négy kiemelt funkcióval rendelkezik:

1. Elõkészítés: a felhasználói igények és a lehetõségek felmérése, a potenciális feladatmegoldók kiválasztása, az igényspecifikációk elkészítése, a lehetséges feladatmegoldó(k) kiválasztása.
2. Megállapodás: az elvégzendõ feladat teljesítése "szerzõdéses" kondícióiban. A megállapodás úgy jön létre, hogy a megbízó szempontjából nézve a kondíciók kielégítik az igényeket. A szokásos szerzõdéses kondíciókon és a feladatspecifikációkon túl rögzítésre kerülnek mindazon határidõk, dátumok, kötelezettségek amelyek akár a megbízott, akár a megbízó részérõl a feladat elvégzéséhez szükségesek.
3. Teljesítés: a megbízott a feladatmegoldást a megállapodás szerinti kondíciók szerint teljesíti és készre jelenti a megrendelést,
4. Teljesítés-elfogadás: a megbízó ellenõrzi és elbírálja a teljesítést. Ha a megbízó a teljesítéssel nem elégedett, akkor ezt deklarálja és a munkafolyamat visszatér a teljesítés fázisra. Ha a megbízó a teljesítéssel elégedett, akkor a megállapodás szerinti kötelezettség-vállalása alapján jár el.

1. igényspecifikációk, feladat-meghatározások,
2. megállapodás, a feladatmegoldás kondíciói,
3. készre jelentés,
4. a készre jelentés nem elfogadása,
5. a feladatelvégzés elfogadása, teljesítésigazolás,

A megrendelési munkafolyamat általánosított modellje

Ezek a modellben általánosan megfogalmazott szereplõk és fázisok az ügyintézési folyamatokba is behelyettesíthetõk. Az egyes ügyek intézésének a folyamata ügyintézési lépésekbõl, ügyintézési mozzanatokból áll. A közigazgatás területén ezek az ügyintézési lépések az esetek túlnyomó többségében elõre meghatározott, az ügytípusra jellemzõ szabályok szerint követik egymást, de az egyes ügyek intézése során speciális ügyintézési lépések is beiktathatók. Az ügyek indítása és befejezése, valamint az egyes ügyintézési lépések elkezdése és befejezése ügyirat-kezelési eljárásokat von maga után. Az egyes ügyekhez és ezen belül az egyes lépésekhez kapcsolódó ügyintézési és ügyiratkezelési utasítások, ügyiratok, naplók, iktató- és kézbesítõ könyvek, a keresést segítõ lajstromok alkotják az ügyintézés dokumentációját, az ügykezelési ügyiratait.

Az ügyintézési lépések általánosított modellje

A SZERVEZET ÉS AZ IKTATÁS KAPCSOLATA
(ELVI MODELL)

Ahol a Központi megjelölés centralizált nyilvántartást és controlt de centralizált és/vagy decentralizált fizikai elhelyezést és decentralizált lekérdezést és esetleges karbantartást takar.

Ahol:

• Egy ügyirathoz egy vagy több partner tartozik,
• Egy ügyirathoz nulla, egy vagy több iratkapcsolat tartozhat,
• Egy ügyirathoz egy vagy több ügy tartozik,
• Egy ügyhöz egy vagy több ügyirat tartozik,
• Egy ügyhöz egy ügyintézés tartozik,
• Ügyfelelõsök állandó vagy ideiglenes szervezetek és természetes személy(ek)
• Egy ügyintézéshez több ügyintézési lépés tartozik.