A. 1. fázis projektszervezetének és tervének kialakítása

1. A közigazgatási, igazgatásszervezési és informatikai szolgáltatási célok, a korlátozó feltételek, határidõk és a kapcsolódó feladatelhatárolások, valamint a projektterv elkészítése és jóváhagyása.
2. A projektszervezet létrehozása, a projektmenedzser kijelölése, az Irányító Bizottság (Steering Committee) és Felügyelõ Bizottság(ok), a projektszervezet (a fõmunkaidõs, a tanácsadó, végrehajtó, végfelhasználó, "outsourcing " stb) és az ellenõrzõ szervezet létrehozása és a munka beindítása (lásd az ITB által elfogadott PRINC projektirányítási módszertan).
3. A szabályozó környezet kialakításához a közigazgatási (igazgatásszervezési, jogi, iktatási, levéltári, ügyvitelszervezési) munkacsoport létrehozása és a feladatok kitûzése.
   Becsült idõigény: 2-4 hét

B. Kormányzati X400-as levelezõrendszer szolgáltatói környezet

1. Az 1994-95 évi fejlesztések átadás-átvételének elvégzése. A kísérleti üzemelés tapasztalatainak rögzítése, a hiánypótlási és az addicionális fejlesztési igények specifikálása.
   A korábban rögzített fejlesztési igényeknek megfelelõ szolgáltatói kondíciókkal és garanciális kötelezettségekkel, az önálló üzemeltetõ szervezetként mûködõ kormányzati X 400-as levelezõ rendszer üzemszerû szolgáltatásainak és a kapcsolódó felhasználói képzések, tanácsadások beindítása.
   Az üzemeltetés gazdasági forrásainak biztosítása .

   Becsült idõigény: 1-1,5 hónap

2. A kormányzati X400-as levelezõrendszer szolgáltatásfejlesztõi szervezetének kialakítása, az 1996-97 évi hálózat és szolgáltatásfejlesztési igények meghatározása, a fejlesztések pénzügyi hátterének megteremtése, a fejlesztési munkák fõ szállítói körének kijelölése és a szükséges tendereztetési eljárások elõkészítése, lebonyolítása.

   Becsült idõigény: 2-3 hónap

C. Kormányzati X400-as levelezõrendszer felhasználói környezet

1. Az 1. fázis közigazgatási, igazgatásszervezési céljainak megvalósulásához kiválasztott és kiemelt ügyek eljárási rendjének és igazgatásszervezésének elvégzése és az ügyintézés, ügyiratkezelés beindítása
   Becsült idõigény: 1-1,5 hónap

2. A szolgáltatás folyamatos igénybevételét és az intézményeknél meglévõ ügyiratkezelési rendbe történõ integrálását akadályozó (jog)szabályozási környezet feltárása, és átmeneti (ideiglenes) szabályozási javaslatok kidolgozása és az államigazgatási rendben történõ egyeztetést követõen a szabályozások kiadása.
   Becsült idõigény: 1,5-2,5 hónap

3. A szolgáltatás folyamatos igénybevételét és az intézményeknél meglévõ ügyiratkezelési rendbe történõ integrálását és az intézményközi ügyiratforgalmat elõsegítõ-támogató ügyirat- és ügyiratkezeléssel kapcsolatos (Pl. ügy/ügyirat azonosító-leíró adat- és a kapcsolódó eljárásmodellek, iktatás-elosztás-archíválás-keresés-seejtezés igazgatásszervezési szabályai, stb.) szabványosítási, ügyvitelszervezési, támogató szoftverfejlesztési és bevezetési feladatok feltárása és priorizálása. A kapcsolódó ajánlások (elektronikus) kézikönyv formában történõ kidolgozása. A kidolgozott ajánlásokhoz kapcsolódó szoftverek elkészíttetése, kísérleti beüzemeltetése. Az ajánlások és szoftverek helyi adaptációjának és bevezetésének szakértõi támogatása. 1 hónapos próbaüzem alatt szerzett tapasztalatok alapján a folyamatos üzem elõkészítése az intézményeknél. Az intézményeken belül az új elektronikus ügyiratkezelés üzemszerû indítása.
   Határidõ: 1996 január 1.

4. Az elektronikus levelezéssel kapcsolatos ideiglenes szabályozások és a kapcsolódó ügyiratkezelési ajánlások oktatásával foglalkozó intézmény kijelölése, az oktatási anyagok elkészítése az ügykezelõk és végfelhasználók folyamatos oktatásának biztosítása
   Becsült idõigény: 2,5- 3,5 hónap