A Kormány a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. tv. (a továbbiakban: Lttv.) 10. § (1) bekezdésénél felhatalmazása alapján - a Magyar Országos Levéltár egyetértésével - a kormányzati szervek (központi közigazgatási szervek) egységes ügyviteli szabályainak kialakítása érdekében a következõket rendeli el:

1 § Az Egységes Kormányzati Ügyviteli Szabályzat (a továbbiakban: KEÜSZ) összhangban a köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári iratok védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvény, az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény (a továbbiakban: Ttv.), a minõsített adatok kezelésének rendjérõl szóló 79/1995. (VI.30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm.r.), a minõsített adatot kezelõ informatikai rendszerek létesítésének, mûködtetésének és felügyeletének rendjérõl szóló kormányrendelet (a továbbiakban: Inf.korm.r.), a személyes adatok védelmérõl és a közérdekû adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LVIII. törvény, továbbá a köziratok kezelésének szakmai követelményeirõl szóló ................................ MKM rendelet rendelkezéseivel szabályozza az ügyiratok bármely adathordozón történõ elintézésének rendjét, az iratbetekintési jog gyakorlását, az irattározás és selejtezés módját. A rendelet célja a gyors és teljeskörû ügyintézés lehetõvé tétele az összes mûszaki erõforrás kihasználása és a formális elõírások legmesszebbmenõbb csökkentése mellett. A formalizálásnak a dokumentáláshoz feltétlenül szükséges mértékûre kell korlátozódnia.

2 § (1) A rendelet hatálya a Miniszterelnöki Hivatalra a minisztériumokra és az országos hatáskörû szervekre (a továbbiakban: központi közigazgatási szerv), valamint az e szervek feladat-és hatáskörében eljáró köztisztviselõkre és ügykezelõkre terjed ki.

(2) A rendelet hatálya alá tartozó szervek iratkezelési feladatainak felügyeletét a Miniszterelnöki Hivatal közigazgatási államtitkára - illetve az általa megbízott személy, vagy szervezet - látja el. A Miniszterelnöki Hivatal közigazgatási államtitkára különösen indokolt esetben - a titkos iratokra vonatkozó szabályok kivételével - a Kormányzati Egységes Ügykezelési (Iratkezelési) Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) egyes elõírásaitól eltérést engedélyezhet.

3 § (1) E rendelet kihírdetése napján lép hatályba, azzal, hogy az ágazati miniszter, illetve az országos hatáskorû szerv vezetõje 1997. december 31-ig megteremti a Szabályzat alkalmazásának és bevezetésének feltételeit, valamint áttér a Szabályzat alkalmazására.

(2) Az ágazati miniszter, valamint az országos hatáskörû szerv vezetõje - e rendeletnek megfelelõen - 1998. június 30-ig elkészíti az Lttv. 10 § (2) és (4) meghatározott Szabályzatot és kiadja az irányítása és felügyelete alá tartozó szervezetek tekintetében és gondoskodik annak 1999. január 1-jei bevezetésérõl.

Szervezet kialakítása

1.1. A központi közigazgatási szerveknek az iratkezelést szervezeti tagozódásuknak, valamint az iratforgalomnak megfelelõen, a jelen utasításban foglaltak szerint kell megszervezni, és szabályozni, a Ltv. 4 §-ában, 5 §-a (1), 9-12 §-aiban, 35 §-a (8) foglaltak figyelembe vételével.

Az egyes központi közigazgatási szervek szervezeti felépítését - a hivatali munka szervezését is beleértve - és az ügykezelésre, valamint az ügykezelésnél elõforduló résztevékenységekre vonatkozó illetékességet a szerv illetékes vezetõje által kiadandó Szervezeti és Mûködési Szabályzat (SzMSz) határozza meg.

A központi közigazgatási szerv közigazgatási vezetõje engedélyezheti valamely szervezeti egységnek az önálló - de a Szabályzatnak megfelelõ - iktatást, ha az adott szervezeti egység elhelyezése, vagy más körülmény ezt indokolja.

Az iktatás módja

1.2. Az iktatás módját csak a naptári év kezdetén - a Miniszterelnöki Hivatal közigazgatási államtitkára engedélyével - szabad megváltoztatni.

Ügyirat kezelési funkciók

1.3. A hivatali munka során biztosítani kell, hogy a takarékosság, gazdaságosság és célszerûség alapelveinek figyelembevétele mellett

• a központi igazgatási szervhez vagy alkalmazottjaihoz irányított összes küldemény átvételre kerüljön,
• a küldeményeknél a beérkezés idõpontja rögzítve legyen,
• az ügydarabok legyenek megjelölve, nyilvántartásba véve és az ügybeosztás szerint illetékes helyre továbbítva,
• az iratmozgásról követhetõ módon gondoskodjanak,
• az expediálás és elküldés megtörténjen és dokumentálva legyen,
• az elõírt irattárba helyezés és
• a selejtezés meghatározott idõ után végre legyen hajtva.

2.1. A központi közigazgatásiszervnél az iratkezelés felett a közigazgatási

vezetõ, - illetve átruházott hatáskörben az általa megbízott szervezeti egység vezetõje - gyakorol felügyeletet.

2.2. A felügyelettel megbízott vezetõ a központi közigazgatási szerv ügyviteli feladatait, vagy ügyviteli feladatainak Szabályzat szerinti végrehajtását évenként legalább egyszer ellenõrzi és szükség szerint intézkedik.

3.1 Az iratkezelés: Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetõség szempontjából történõ válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerû és biztonságos megõrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

3.2. Irat: minden olyan írott szöveg, rajz, vázlat, terv, fénykép, film, modell, térkép, dokumentáció, mágneses és más adathordozó (adattároló), valamint a megjelenés formájától függetlenül minden más, amely bármilyen anyagon, bármely formában (feljegyzés, elõterjesztés, jelentés, átirat, tájékoztató, tervezet, stb.) bármely eszköz felhasználásával keletkezett.

3.3. Közirat: a keletkezés idejétõl és az õrzés helyétõl függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott.

3.4. Az iratokat alszámokra tagozódó, sorszámos iktatású rendszerben kell kezelni.

A beérkezés módja

4.1. Az irat, levél, távirat, érték, tárgy, csomag, stb. (a továbbiakban: küldemény) postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai- telekommunikációs (i-t) eszköz, illetve magánfél személyes benyújtása útján kerül a központi közigazgatási szervezethez.

Átvételi jogosultság

4.2. A küldemény átvételére jogosult:

        a) a címzett,
        b) a vezetõ,
        c) az ügykezelõ,
        d) az ügyeleti szolgálatot teljesítõ,
        e) a címzett vagy vezetõ által felhatalmazott személy,
        f) ügyfélszolgálatiiroda (félfogadási idõben magánszemélyektõl és más külsõ szervektõl érkezõ küldeményekre),

továbbiakban ügykezelõ.

A küldemény ellenõrzése

4.3. A küldeményt átvevõ személy köteles ellenõrizni:

        a) a címzés alapján a küldemény átvételére valójogosultságát,
        b) a kézbesítõokmányon és a küldeményen lévõazonosítási jel megegyezõségét,
        c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét, ha a küldemény nem borítékban érkezett,
        d) az iraton jelzett melléklet meglétét,
        e) illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét.

Az átvétel igazolása

4.4. Az átvevõ a kézbesítõokmányon olvasható aláírásával és az átvétel idejének feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgõs" jelzésû küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.

Sérült, hiányos küldemény kezelése

4.5. Sérült - feltehetõen hiányos - küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell és soron kívül ellenõrizni a küldemény tartalmának meglétét. Irathiány esetén ennek tényét jegyzõkönyvben kell rögzíteni.

Sürgõsség kezelése

4.6. A gyors elintézést igénylõ ("azonnal", "sürgõs" jelzésû) küldeményt az átvevõ köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni.

Bontás általában

5.1. Az ügykezelõ minden hozzá érkezett küldeményt - az "s.k. felbontásra" jelzésû kivételével - felbonthat.

Bontás névre szóló küldeménynél

5.2. A központi közigazgatási szerv vezetõje, vagy egy ügyintézõ nevére érkezett iratküldeményeket az ügyvitel vezetõje vagy az erre felhatalmazott beosztottai bonthatják fel a "Szigorúan titkos!", "Titkos!", "Sajátkezû felbontásra" ("s.k.") jelzéssel ellátott küldemények kivételével.

Bontás „s.k." küldeménynél

5.3. Az "s.k. felbontásra" jelzésû küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve felettese bonthatja fel.

Elektronikus irat bontása

5.4. Ha egy elektronikus irat nem a "bontásra" illetékes termináljára érkezett, akkor az észlelést követõen haladéktalanul át kell irányítani az illetékesnek ("s.k" esetén személynek, egyébként az érkeztetésre illetékes szervezeti egységnek).

Tartalom ellenõrzése

5.5. A küldemény felbontásakor ellenõrizni kell a feltüntetett tartalom meglétét. Az esetlegesen felmerülõ irathiány okát a küldõ szervvel - lehetõleg rövid úton - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

Értékküldemények

5.6. Olyan beérkezõ küldeményeket, amelyek pénzt, illetékbélyeget vagy értéktárgyakat tartalmaznak, "Értékküldemény" jelzettel kell ellátni. A beérkezõ darabon jelölni kell az összeget és az értékküldemény fajtáját. A pénzt vagy értéktárgyat még ugyanaz nap át kell adni a megõrzésre illetékes helyen - igazoltatva az átvételt a beérkezõ küldeményen (iraton). Ha ez nem volna lehetséges, azokat biztonságosan meg kell õrizni.

Boríték kezelése

5.7. A borítékot mindig az irat mellé kell csatolni, ha a postára adás idõpontjához jogkövetkezmény fûzõdhet, vagy a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg.

Nyilvántartásba vétel

6.1. A kormányzati szervhez érkezõ valamennyi iratot a beérkezés napján nyilvántartásba kell venni. Szóbeli üzenetátadás esetén azt mind a küldõnek, mind az átvevõnek írásban kell rögzíteni és érkeztetési azonosító számmal kell ellátni. Érkeztetéskor a papír adathordozón levõ iratokat érkeztetõ-iktató bélyegzõ lenyomattal kell ellátni, majd azt, illetve számítógépes iratkezelés esetén az érkeztetõ képernyõrovatokat az iktatással megbízott iratkezelõ tölti ki.

Érkeztetés adatai

6.2. Érkeztetéskor fel kell tüntetni

        a) az irat küldõjének megnevezését (azonosítóját),
        b) a beérkezés keltét,
        c) az átvevõkönyv tételsorszámát,
        d) a mellékletek számát,
        e) az érkezés módját,
        f) az érkeztetõ szervezeti egység és az érkeztetést végzõ személy azonosító jelét.

Adatok, számítógépes adatok rögzítése

6.3. Számítógépes rendszerbe vitt adatokat utólag nem változtatható módon kell rögzíteni.

Elektronikus úton érkezett küldeménynél a nyilvántartásba vételt minél nagyobb mértékbenautomatizálni kell. Így az érkezéskeltének, az átvevõ szervezetnek, ügyintézõnek az adatainak rögzítését, továbbálehetõség szerint át kell venni a küldeménybõla küldõ azonosítóját (nevét),ügyintézõjét, a küldés idõpontját,esetleg a küldemény(levél) tárgyát.

Iratok továbbítása papír adathordozón

6.4. Az érkeztetettiratokat továbbítani kell az irat tárgyaszerint vagy az elõzményeiszerint elintézésre hatáskörrel rendelkezõszervezeti egység iratkezelõjéhez,aki annak átvételét az átadóívenvagy átadókönyvben aláírásávalés keltezéssel elismeri.A "Sürgõs", "Soronkívül","Azonnal kézbesítendõ" jelzésselellátott iratokat soronkívül kell továbbítani.

Számítástechnikai iratkezelési megoldás esetén a papír adathordozón levõ iratok intézményen belüli továbbításakor a kézbesítõkönyv helyett átadójegyzéket kell használni, melyet az átadásra kerülõ iratokról intézmény/szervezeti egység/ügyintézõ rendezettségben két példányban kell kinyomtatni, ahol az egyiken az átvevõ az átvételt igazolja, míg a második példányt megtartja.

Iratok továbbítása elektronikus adathordozón

6.5. Ha a szóban forgó irat elektronikus adathordozóra került, vagy azon készült, akkor az átadó/átvevõ jegyzék is csak a képernyõn jelenik meg az üzenetek között. Az átvevõ itt regisztrálja az átvételt az üzenet "felbontásával". Az ügyintézõhöz való kiszignálás esetén az errõl szóló "átadási" üzenet és a hozzáférési kulcs automatikusan megjelenik az ügyintézõnél.

Elõterjesztés esetén az ügyintézõ a jóváhagyó/aláíró felé való üzenet címzéssel automatikusan "átküldi" az iratot kiadmányozásra.

Értelemszerûen, hasonlóan kell eljárni más belsõ átadások esetén (pl. iktatóból szignálóhoz, egyik szervezeti egységbõl (ügyintézõtõl) a másikhoz, valamint a postázóhoz).

Számítástechnikai megoldás esetén a javítás tényét - a javító ügyintézõ és az idõpont megjelölésével - naplózni kell, ahol rögzítésre kerül a törölt, ill. javítás elõtti szövegrész.

Új ügy esetén

7.1. Az ügykezelõ az érkezett iratot - iktatás elõtt - az ügyintézõ kijelölése (szignálás) végett köteles a vezetõnek vagy a vezetõ megbízottjának, iratonként - ha szükséges - elõadói ívbe helyezve bemutatni. A vezetõ engedélyezheti az irat bemutatás elõtti iktatását.

Már létezõ ügy esetén

7.2. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott elõzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintézõ már korábban ki volt jelölve.

A szignáló feladatai

7.3. Az irat szignálásra jogosult:

        a) kijelöli az ügyintézõt(hivatali egységet, minisztériumi szervet, vagy részleget, illetve személyt),
        b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait(határidõ, sürgõsségi fok, stb.)

Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az elõadói ívre és aláírja.

Iktatásról általában

8.1. Minden iratot iktatni kell - a számlák és a 9. pontban meghatározottak kivételével. A pénzügyi bizonylatok (pl. számlák, átutalási értesítések) iktatása a számviteli körben történik. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofon szalag, hajlékony lemez, stb.) mellé kísérõlapot kell csatolni és ezeket együtt kell kezelni. A kísérõlapon fel kell tüntetni az iktatószámot, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítõ és a nyilvántartásba vevõ aláírását.

Iktatószám

8.2. Manuális iktatás céljára csak hitelesített iktatókönyv használható. Minden iktatást végzõ egység évente 1-gyel kezdõdõ, és az évszámot feltüntetõ sorszámmalvégzi az iktatást.

Számítástechnikai megoldás esetén az iktató(sor)szám központilag, egységesen, automatikusan kerül kiadásra minden új tétel nyitásakor. Új tételt csak új ügy(irat) felfektetésekor kell nyitni. Az ugyanahhoz az ügyhöz tartozó újabb irat(ok) érkezésekor, ill. küldésekor az ügyirat számát kell /-jel után sorszámmal törni. Két iratnak azonos (sor)száma nem lehet.

Többes ügyfél esetén, amikor azonos irattartalommal több partner kerül kiértesítésre, akkor egyszerûbb esetben az elosztólista sorszáma az adott ügyviteli lépés alszámát bontja tovább. Ezt a kiküldött iratra is fel kell vezetni.

Iktatási nyilvántartás tartalma

8.3. Az iktatás során az iktatási nyilvántartásban (iktatókönyvben) fel kell tüntetni

        az iktatás sorszámát (iktatószám)
        az iktatás idõpontját
        az irat küldõjének azonosító adatait
        a küldõ ügyszámát(hivatkozási szám)
        az irat tárgyát,
        az elõzmény számát
        az ügyintézõ szervezeti egység vagy az ügyintézõ azonosító adatait
        az elintézés határidejét
        az elintézés módját, idejét
        a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidõ, visszaérkezésstb.)
        az irattári tételszámot az irattári bizonylat számát és azirattárba helyezés keltét.

Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, bejegyzést olvashatatlanná tenni nem szabad.

Számítástechnikai megoldás esetén a javítás tényét - a javító ügyintézõ és az idõpont megjelölésével - naplózni kell, ahol rögzítésre kerül a törölt, ill. javítás elõtti szövegrész.

Csatolás, gyûjtõ nyitás

8.4. Az ugyanabban a tárgyban keletkezett iratokat csatolni kell egymáshoz. Ennek tényét és az elõirat iktatószámát fel kell tüntetni az iktatókönyv "kezelési feljegyzések" rovatában. Több azonos tárgyú irat esetén gyûjtõ jellegû iktatószámot lehet nyitni, ahol az egyes iratok a gyûjtõszám mellett önálló számot kapnak.

Az iratot minden esetben a legutóbb iktatott irathoz kell csatolni. A régebbi iktatókönyvben pedig jelezni kell, hogy melyik számú anyaghoz van csatolva (pl. 14- 126/1991. számhoz).

Az iktatásra nem kerülõ irat nyilvántartása

8.5. Az iktatási nyilvántartásba nem kell bevezetni a más külsõ szervtõl, hivatali egységektõl és minisztériumi szervektõl érkezett, sokszorosított vagy nyomdai úton elõállított iratok közül különösen:

        a) tananyagokat,
        b) tájékoztatókat,
        c) meghívókat,továbbá
        d) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.

Ezeknél elegendõ az érkeztetési, átadókönyvi (átadólistás) nyilvántartásba vétel.

Mutatózás

8.6. Papír alapú iktatást végzõ, nagyobb ügyforgalmú szervezeti egységeknél az iktatott iratokról név, tárgy és idegen szám mutatót lehet vezetni.

Számítástechnikai megoldásnál a keresést több más szempont, esetenként kombinált feltételek és tartalom szerint is biztosítani kell.

Aláírás, hitelesítés

9.1. Az iratot a szervezeti és mûködési szabályzatban meghatározott jogosítványok alapján a kiadmányozó írja alá. A másolat vagy a kivonat hitelesítését az eredeti iratot õrzõ szervezeti egység iratkezelõje végzi záradékolás útján.

Digitális hitelesítés

9.2. Kizárólag elektronikusan továbbított és tárolt iratok hitelesítésére elektronikus aláírást (digitális aláírást) és elektronikus bélyegzõt kell alkalmazni. Az így hitelesített elektronikus irat eredetijét a hitelesítést követõen utólag megváltoztathatatlan módon kell elektronikus adathordozóra rögzíteni.

Hitelesítési eszközök nyilvántartása

9.3. Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzõt kell használni. A kiadott bélyegzõkrõl és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. Az elektronikus (digitális) bélyegzõt az egyéb bélyegzõkhöz hasonló módon kell kezelni, az elektronikus bélyegzõ és aláírás mintáját utólag nem módosítható eljárással kell tárolni.

10.1. A központi igazgatási szervre vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintézõ határozza meg és vezeti rá az iratra, illetve az elõadói ív megfelelõ rovatába. Az irattári tételszámot az ügykezelõ feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is, majd elhelyezi az átmeneti operatív irattárba.

Elhelyezés az átmeneti irattárban

11.1. Átmeneti (operatív) irattárba kell elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylõ, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot.

Elhalványuló adathordozón érkezett iratokról másolatot kell készíteni irattárba helyezés elõtt.

A szervezeti egységnél levõ átmeneti irattár a szervezet iratkezelési szabályzatában rögzített ideig õrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának. a változó tartalmúakat mágneses, a végleges hatállyal szövegezett iratokat utólagos módosítást kizáró adathordozón kell megõrizni.

Elhelyezés a központi irattárban

11.2. Irattárba helyezés elõtt az ezzel megbízott ügykezelõ köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e, stb. Ezt követõen be kell vezetni az iktatókönyv megfelelõ rovatába az irattárba helyezés idõpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelõ iratgyûjtõbe.

Irattári terv

11.3. A központi közigazgatási szerv az 1995. évi LXVI. törvény 10. § (5) bekezdése szerint az illetékes közlevéltárral együttmûködve irattári tervet készít. Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételekbe tartozó iratok körét, azok megõrzési idejét. Az irattári tételeket a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügykör szerint kell csoportosítani.

11.4. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, melyek azok a tételek, amelyek nem selejtezhetõk, és a Ltv. 12. § értelmében mikor kell ezeket a levéltárnak átadni. A nem selejtezhetõ iratok körét az illetékes levéltár határozza meg. A selejtezhetõ iratok megõrzési idejét a szabályzatban meg kell határozni.

11.5. Számítástechnikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra készült iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat a központi nyilvántartás kezeli. A változó (bõvülõ) tartalmúakat mágneses, a végleges hatállyal szövegezett (kiadmányozott) iratokat, a lezárt nyilvántartásokat utólagos módosítást kizáró adathordozón kell megõrizni.

Iratok kiadása az irattárból

11.6. A központi közigazgatási szerv dolgozói az irattárból hivatalos használatra bármikor kikérhetnek iratokat átvételi elismervény ellenében, meghatározott idõre.

Más szerv részére iratot átadni csak az iratot õrzõ szervezet vezetõjének írásbeli engedélyével szabad. Iratot az irattár elhelyezésére szolgáló épületbõl kivinni csak valamely törvényes eljárást folytató rendelkezésére vagy felügyeleti ellenõrzés céljából szabad a szükséges idõre.

Selejtezés

12.1. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentõségét ismerõ személy irányítása mellett szabad elvégezni az irattári tervben megállapított idõben. Az iratselejtezésrõl 2 példányban selejtezési jegyzõkönyvet kell készíteni, amelyeket iktatás után a központi irattárnak kell megküldeni az illetékes levéltárhoz továbbítás végett.

A selejtezés idõpontját az iktatókönyv megfelelõ rovatába be kell vezetni.

Megsemmisítés

12.2. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenõrzés után a selejtezési jegyzõkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

Az elektronikus adathordozón levõ iratok nyilvántartások selejtezése,megsemmisítése az általános szabályok szerint, értelemszerûen történik.

Levéltárba adás

12.3. A levéltár számára átadandó iratokat a központi levéltár évek és irattári tételek szerint rendezve és csomagolva, a selejtezési jegyzõkönyvekkel és a kapcsolódó nyilvántartásokkal együtt beszállítja a levéltárba, amely az iratokat jegyzõkönyv szerint veszi át.

Szabályozás módosítása

12.4. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv módosítása elõtt az illetékes levéltár egyetértését be kell szerezni.

13.1. A központi közigazgatási szerv ,jogutód nélküli megszûnése esetén, az iratanyag elhelyezésérõl (az operatív irattárról is) a kormány intézkedik. Jogutódlás esetén a jogutód szervezet leltárilag átveszi az irattári anyagot.

14.1. A központi közigazgatási szerv közigazgatási vezetõje felelõs azért, hogy a biztonságos ügykezelés dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.

14.2. Számítógépes iratkezelés esetén a szervezeti és mûködési szabályzatban rögzíteni kell a számítástechnikai eszközökhöz hozzáférés módját, a forgalmazás rendjét, a hitelesítés és biztonságos iratkezelés módszereit és az ezekért felelõs személyeket (munkaköröket).

15.1. Irat eredeti példányát külföldre vinni nem szabad. Indokolt esetben az irat másolata a szervezet vezetõjének engedélyével fontos okból külföldre vihetõ, ha nem tartalmaz államtitkot. Szolgálati titkot képezõ irat másolata akkor vihetõ külföldre, ha a titok megõrzése ott is biztosított. Ugyanez vonatkozik a számítástechnikai eszközökkel továbbított iratokra azzal, hogy szolgálati titkot tartalmazó irat csak rejtjelezve továbbítható. E szabály nem alkalmazható igazságügyi szervek megkeresésének teljesítése során keletkezett iratokra.