Ez természetesen nehézséget okoz többek között a tárcaközi kommunikációban is, mind a hagyományos papír alapú iratoknál, mind az elktronikus levelezõ rendszeren továbbított elektronikus küldeményeknél.
Ezt felismerve döntött az Informatikai Tárcaközi Bizottság a Kormányzati ügy- és ügyiratkezelési projekt elõkészítésérõl. Ennek elsõ lépéseként elkészült az "Elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének lehetõségei a kormányzatban" címû cselekvési program, amelyet az ITB részletesen megtárgyalt, majd jóváhagyta a programban vázolt célok megvalósítását az I/b. pontban foglaltaknak megfelelõen, amely szerint a projekt célja " A közigazgatási szervek ügyiratkezelési -ügyintézési folyamatainak átfogó korszerûsítése az új információtechnológiai eszközök és szolgáltatások technikai lehetõségeinek figyelembevételével ..........".
A cselekvési programnak megfelelõen az információrendszerek korszerûsítésénél alapvetõ feladatként jelentkezik az ügyvitelszervezési eljárások egységes kialakítása, az információkezelés jogi szabályozása, a vonatkozó törvényi szabályozások illesztése, valamint az elavult technológiai környezet szabványosítása, .
A feladat megvalósításának egyik legfontosabb eleme az egységes szabályozási környezett kialakítása. Itt kell hangsúlyozni a hatálybalépõ 1995. évi LXVI. törvény II. Fejezet 10.§ (1) alatt megfogalmazott szabályozás mielõbbi kidolgozásának szükségességét, amely szerint "Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki a Kormány - A Magyar Országos Levéltár véleményének kikérésével - a minisztériumok és országos hatáskörû szervek részére". A feladatok pontosítása, a végrehajtás szervezeti feltételeinek kialakítása (MKM, Országos Levéltár, illetve egyéb érintett intézmények), valamint a lehetséges megoldások körvonalazása tárgyában az IKI felvette a kapcsolatot az MKM illetékeseivel.
A követelményrendszer (ügyvitelszervezési és mûszaki) kialakítása után kerülhet sor a kiválasztási eljárás lefolytatására. Az elsõ feladat azon szállítók kiválasztása, akik a technikai követelményrendszernek megfelelnek. Ezt követõen kerülhet sor a pilot alkalmazások megvalósítására az egységes iratkezelési szabályozás alapján. A bevezetés tapasztalatainak és értékelésének a figyelembevételével (ITB döntés) következik a második lépés a kiválasztott pilot alkalmazás kormányzati bevezetése.
Elkészült a rendszer bevezetésének a dokumentuma (Elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének lehetõségei a kormányzatban), amit az ITB megtárgyalt és elfogadott.
A jelentõsebb IT fejlesztõk / szállítók összeállították a témára vonatkozó egységes ajánlás formájában kidolgozott informatikai követelményrendszert, rögzítve benne a bevezetéssel elérendõ / elérhetõ célokat, illetve a bevezetés feltételeit a következõ képpen:
A minisztériumi munka belsõ követelményeinek oldaláról nézve a hatékonyságnövelés központi célja:
A jelenleg mûködtetett WAN és LAN alapszolgáltatások közötti átjárhatóság biztosításával és a célorientált hozzáadott értékû szolgáltatások bõvítésével, szabványos és biztonságos üzenetközvetítéssel célszerû segíteni az egységes és hatékony ügyiratkezelési-ügyintézési folyamatok elterjedését. Ezeknél a szolgáltatásoknál új fogalmak, funkciók, eljárások, feladatok megjelenésére kell számítani az ilyen szolgáltatásokat igénybe vevõ szervezetek iktatási-ügyiratkezelési rendjében. A WAN kapcsolatok nemzetközi jellege miatt a hazai szabványok kialakításánál tekintettel kell lenni a nemzetközi szabványosításra.
Az operatív végrehajtásért felelõs az MKM, ahol feladat:
Az informatikai feladatok végrehajtásának szervezeti kereteként a MeH IKI
A projekt megvalósítása alatt a vezetési szintek és az együttmûködõ szervezetek folyamatos tájékoztatást kapnak. A MeH IKI ezen projekt keretében végzett tevékenységérõl rendszeresen tájékoztatja az ITB-t, amely azt tartalmilag tudomásul veszi, illetve szükség esetén észrevételezi. A projekt vezetése az ITB által elfogadott PRINCE módszertan alapján történik.
Fõbb lépések:
Komplex tervezet készült a projekt egészére vonatkozóan, ezen belül minden egyes tevékenységre, majd a részletes munkára az egyes tevékenységeken belül. Az alkalmazott struktúra tartalmazza a tevékenységek felsorolását, az erõforrás szükségleteket, valamint a minõségi tervezés (minõségbiztosítás) feladatait.
A szakmai tervek a kialakítandó, leszállítandó termékekkel és azokkal a tevékenységekkel foglalkoznak, amelyek biztosítják, hogy a végtermék (igényspecifikáció, igazgatásszervezés, szabályozási keretek, stb.) létrejöjjön és kielégítse a kívánt minõségi kritériumokat.
A 2. sz. mellékelt projektterv grafikon formájában ábrázolja a projekt fontosabb tevékenységeit. Ez a projekt erõforrás szükségleteinek tervével szoros összhangban a projekt munkálatok elõrehaladásának megjelenítésére szolgál.
Az egyes tevékenységek (Koncepció készítés, tervezés, alkalmazás fejlesztés, államigazgatási szabályozás, szabványosítás) terve a tevékenységeket és a minõségellenõrzési pontokat tartalmazza. Ezen tevékenységek tervébõl a munkacsoportok részletes egyéni szakmai terveket készítenek, amelyek kijelölik a részletes tevékenységet.
A projekt fontos részét képezõ erõforrás tervek a projekt költségeit és az erõforrások kijelölését kezelik. Ez azonosítja a munkálatok során szükséges erõforrások típusát, mennyiségét és költségeit.
A tervek havi 20 munkanap figyelembevételével készültek. Egy potenciális külsõ szolgáltató szervezet költségeit figyelembe véve a költség igény számításánál 1 nap 40.000 Ft/ember, 1 hónap 800.000 Ft/ember került figyelembe vételre. Az egyes költségtipusok megtakarítása vagy csökkentése a projekt vezetés operatív döntése alapján történhet.
A kialakult gyakorlatnak megfelelõen elsõdleges szempont volt, hogy az egyes tevékenységek, illetve a tevékenységek végtermékei a kívánt, elõre meghatározott minõségben készüljenek el. Ennek érdekében került beépítésre a minõségbiztosítási tevékenységsorozat, amelynek keretében kell kidolgozni vizsgálható minõségi kritériumokat, valamint a megfelelõ tesztelési stratégiát. Ennek keretében kerül kidolgozásra a munkacsoportok által felügyelt tevékenységek ellenõrzése, az elkészült végtermékek (szabványok, modellek, eljárások, stb. ) átvétele, elõre meghatározott eljárási rend szerint.
A Kormányzati ügy- és ügyiratkorszerûsítési projekt általános célja a kormányzati munka eredményességének elõsegítése, a korszerû irodai ügyintézési kultúra kialakítása. A projekt elõkészítés és a a nemzetközi tapasztalatok egyértelmûen igazolják, hogy az ITB által vizsgált dokumentum feldolgozási, ügyirat és ügykezelési projekt alapvetõ célkitûzései helyesek, a probléma felismerés a megfelelõ idõben történt, és van rá remény hogy felzárkózzunk a fejlett technológiát alkalmazó országokhoz.
A bevezetésre tervezett egységes rendszernek elônye a gyors dokumentum és fájltovábbítása a szükséges helyekre: a fizikai dokumentumtovábbítást elektronikus átvitel helyettesíti és ez a követelmények szerinti rendszerbe szervezhetô. Így gyorsabb és jobb döntések hozhatók azzal, hogy a szükséges információ könnyebben és gyorsabban érhetô el. Egyre inkább bevonható a decentralizált illetékességi körbe tartozó szakértõi apparátus és javul a szervezeten belüli kommunikáció, kapcsolattartás. Új típusú együttmûködések valósíthatók meg, így pl. könnyen létrehívhatók decentralizált elhelyezkedésû ad hoc munkacsoportok, vagy akciócsoportok.
Az elképzelések keretében külön hangsúlyt kapnak a közigazgatási és a vállalkozó piac elvárásai, javaslatai. A vázolt általános rendszer tervezett funkcionalitása így bôvülhet, vagy módosulhat. Mindezek ellenére úgy gondolható, hogy az elôbbiekben körvonalazott szolgáltatások tartománya kellô alapot ad egy integrált együttmûködési támogatás megvalósításához.