ügyiratkezelési projekt

ELÕTERJESZTÉS
az ITB részére

az egységes alapelvekre épült integrált irodai rendszerek (IIR) bevezetésének szakmai ajánlásairól
a központi igazgatásban

Összeállította az e célra alakult munkabizottság anyagaiból és megbízásából a MEH munkatársainak Horkay Andrásnak és Nagy Kálmánnak közremûködésével Krepler Károly és Dr. Tankó József

Tartalom

Jelen elõterjesztés részeiben tartalmazza a munkabizottság tagjai által készített anyagokat, ill. figyelembe vette azok megállapításait, továbbá a szóban közölt javaslatokat.

Különbözõ terjedelmû anyagokat szolgáltattak:

Önálló tanulmányt, ill. tanulmányokat készítettek:

Megfigyelõként részt vettek:

MeH ITB részérõl: Dr. Nyírí Géza
MeH IKI részérõl: Nagy Kálmán
MeH IF részérõl: Horkay András
KEM TÁKISZ részérõl: Varga Károly

BEVEZETÕ

1994-95-ben észrevehetõen felgyorsult a központi igazgatásban az integrált irodai keretrendszerek telepítése, ill. az azokkal való elõkészítõ foglalkozás. Több minisztérium foglalkozik központi iratkezelési, iktatási rendszer bevezetésével, ill. annak elõkészítésével. Mindezt nagyrészt a Messenger 400 tárcaközi levelezõ rendszer (TLR) üzembe állítása ösztökélte, mivel a felhasználók felismerték: szabályozott, gépesített iratforgalmi háttér nélkül nem lehet megfelelõen kihasználni a TLR elõnyeit.

Természetesen a beruházás, fejlesztés esetén igen nehéz a széles választék és az intenzív szállítói marketing következtében a legmegfelelõbb eszközöket kiválasztani. Továbbá nehézséget okoz, hogy a szállítók, rendszerintegrátorok - a dolog természetébõl adódóan - a központi igazgatásból csupán a megrendelõ által bemutatott szeletet ismerik. A vázolt problémák miatt a különbözõ felhasználók (minisztériumok) eltérõ színvonalú, tartalmú és egymással nem feltétlenül kompatibilis rendszerekhez jutnak.

Ez nehézséget okoz többek között a tárcaközi kommunikációban, akár a hagyományos írásos formában, akár a TLR keretében történik. Ez más, még a fejlesztésben hátrább tartó minisztériumokat elriaszt a fejlesztés folytatásától, kivárásra ösztönzi õket. Ha viszont kevés a korszerû, integrált irodai rendszerrel (IIR-rel) - és ezen belül hatékony elektronikus iratkezeléssel - rendelkezõ partner, ez negatívan hat vissza a TLR forgalmára.

A nehézségeket felismerve a nagyobb hazai és hazai képviseletû külföldi szállítók munkabizottságot alakítottak az integrált irodai (keret)rendszerekkel kapcsolatos egységes követelményrendszer kidolgozására az ÁSzSz Informatikai Rt. koordinációjával.

A követelményrendszer kidolgozásánál igyekeztek kiemelten figyelembe venni

A munkabizottság több lépésben igyekezett a problémákat, feladatokat körbejárni és a lehetséges megoldásokat megtalálni.

Nagy segítséget jelentett, hogy a bizottság munkájában kezdettõl részt vettek, aktívan közremûködtek a MeH IF, a MeH IKI és az ITB képviselõi.

Nem lehet eléggé hangsúlyozni azt a jelentõs eredményt, hogy a hazai piac gyakorlatilag összes jelentõs irodai, ügyviteli rendszerekkel foglalkozó cége alkotó módon részt vesz a feladatban. A bizottság munkája során példás munkamegosztásban elkészült egy elõadás-sorozat anyaga, célszerûen a minisztériumi illetékes felsõbb vezetés, ill. az ITB tagok részére. Az elõadás-sorozat keretében meg kívánják mutatni a korszerû, integrált irodai rendszerek sajátosságait, az alkalmazásból várható elõnyöket, eredményeket. Kívánják továbbá orientálni a felsõbb vezetõket az egységesítés, az együttmûködés, valamint az ügyvitelszervezés jelentõségének felismerésére. A bizottság az elõadássorozat elõkészítése mellett kidolgozott egy egységes specifikációt az integrált irodai rendszerekre, különös tekintettel az egyes minisztériumok közötti együttmûködés, információcsere javítására, ill a minisztériumon belüli ügyvitel hatékonyságának növelését lehetõvé tevõ eszközök széleskörû elterjesztésének megkönnyítésére.

KIHÍVÁSOK, KÖVETELMÉNYEK

Kihívások

Követelmények

A közigazgatás, ezen belül a kormányzati igazgatás növekvõ feladatainak, az ezzel együtt jelentkezõ új kihívásoknak a minisztériumok csak úgy tudnak megfelelni, ha

Mindezt pedig egy rendkívül dinamikusan változó külsõ és belsõ politikai, gazdasági és társadalmi környezetben, sok esetben korlátozott mozgástérben és lehetõségek között kell tenni.

Célok

A minisztériumi munka belsõ követelményeinek oldaláról nézve, a hatékonyságnövelés központi céljai:

A célmegvalósítás fõ területe

A célkitûzések megvalósításában alapvetõen építeni kell az élenjáró irodai informatikai és kommunikációs megoldások, technológiák és szolgáltatások alkalmazására.

Várható eredmények

A fejlesztésekre építve csökkenthetõek a relatív költségek, a válaszidõk, növelhetõ a hatékonyság, a szervezettség, a munkavégzés minõsége és eredményessége.

A megvalósítás funkcionális követelményei

Ezen integrált irodai és hálózati-kommunikációs minisztériumi infrastruktúra fejlesztés keretében biztosítani szükséges az ügyintézés, ügyiratkezelés és tárolás, információáramlás számítógépes szolgáltatásainak és módszereinek bevezetését, az elõterjesztési munka korszerû technológiákkal való támogatását, a funkcionális fõosztályi alkalmazások integrálását, a vezetõi információrendszer korszerûsítését, a külsõ kapcsolatok hatékonyabbá tételét.

STRATÉGIAI TÁVÚ KONCEPCIÓ

Alapja

A "Nemzeti Informatikai Stratégiában" a fentieknek megfelelõen a kormányzati munka korszerûsítésével kapcsolatban megfogalmazott általános informatikai koncepció két alapfeladata:

  1. Egymással összehangolt, jogilag szabályozott minisztériumi információs rendszerek kialakítása a funkcionális feladatok ellátásához.
  2. Korszerû minisztériumi irodai és hálózati-kommunikációs infrastruktúra kialakítása, valamint új munkavégzési technológiák bevezetése, amelyek növelik az igazgatási folyamatok, szervezetek és az emberi munkavégzés hatékonyságát.

Peremfeltételei

Ugyanakkor, a Nemzeti Informatikai Startégia kormányzati vetületének konkrét megfogalmazása során több problémával is szembe kell nézni:

Az egyes intézmények esetében jellemzõ a szabályozás és szabályozottság különbözõsége, a gyakorlatnak a szabályoktól való eltérése - egyrészt, mert a szabályok nem követik a változásokat, másrészt mert a szabályok megvalósításához nincsenek meg a gyakorlati feltételek, de adódhat eltérés a vezetési stílusok, az alkalmazott módszerek és eszközök eltérése miatt is.

Alapelvei

Ebben a helyzetben megnövekedett fontosságú az, hogy egy minisztérium számítógéppel segített ügyintézési, iratkezelési és kommunikációs rendje és szolgáltatásai olyan koncepció szerint legyenek fejlesztve, amely hosszú távon stabil és hatékony irodai informatikai infrastruktúrát biztosít a hivatal, a benne lévõ szervezetek és emberek számára.

Más oldalról, a korlátos lehetõségek miatt olyan integrált irodai informatikai fejlesztési koncepció kialakítása szükséges, amely:

Az így kialakított egységes koncepció keretei között annak megvalósítása során az egyes funkcionális modulokra prioritásokat kell felállítani, az alapvetõ mûködési feltételek, a szûk keresztmetszetek, a kritikus vagy azzá válható folyamatok felmérése és elemzése alapján.

Indokai

Fentiek hangsúlyozása azért is fontos, mert tapasztalataink szerint a hivatali informatikai megoldások fejlesztésére általában jellemzõ, hogy:

Megvalósítás

Ennek megfelelõen egy új koncepció kialakítása során a legfontosabb feladatok:

Az újabb verizójú, komfortosabb, integrált irodai rendszerek tartalmazzák mindazokat a funkciókat, amelyek szükségesek az ügy/iratkezelési funkciók támogatására. A feladat lényege ezen rendszerek funkcióinak, ill. moduljainak az adott szervezethez, eljárási rendhez, ügyintézési, ügy/iratkezelési elõírásokhoz való illesztése, gyakorlatilag szervezési paraméterezési, rendszerintegrálási eljárások formájában. Eközben figyelemmel kell lenni az egymást követõ, ill. egymást feltételezõ ügyintézési/iratkezelési lépéseknek, tevékenységeknek megfelelõ, esetleg más-más modulban szereplõ számítástechnikai funkciók kölcsönös figyelembe vételére, összehangolására.

Az Elõterjesztés készítõi tisztában vannak azzal, hogy hatékony közigazgatás csak az önkormányzati igazgatással együtt valósulhat meg. A közigazgatás informatikai fejlesztése csak az államigazgatás és az önkormányzati igazgatás lehetõség szerint egyidejû, de legalább egymással kölcsönhatásban lévõ programjaival valósítandó meg mind a központi, mind a területi szinten.

Jelen anyagnak nem feladata ezen összehangolt fejlesztési koncepció és stratégia kimunkálása, de célul tûztük ki, hogy tekintettel legyen az összehangolt fejlesztési követelményekre a közigazgatás minden szintjén.

Összefoglaló

Az integrált minisztériumi ügyintézési rendszer általános célja, hogy a minisztériumi célkitûzések elérése, a szervezet sikeres, gazdaságos és hatékony mûködtetése érdekében korszerû irodai ügyintézési, ügyiratkezelési és -tárolási funkciókat és szolgáltatásokat bocsásson a vezetõk, ügyintézõk, szakértõk és kisegítõk rendelkezésére.

A hatékonyságnövelés közvetlenül kihat az egyéni, a szervezeti egység szintû és minisztériumi szintû ügyintézés

Tovább növekszik a minisztériumi vezetés tájékozottsága Mindezek révén növekszik a minisztérium eredményessége és partnereinek megelégedettsége, javul kormányzati munkájának minõsége.

A hatékony és gazdaságos igazgatási munkafolyamat során prioritásában a technológiai oldalt is megelõzi a szervezés.

A hatékony információtechnológiának az ügyvitel bármely területén való bevezetése a közigazgatás valamilyen szintû reformjának szükségességét is felveti, tudva, hogy egy átfogó reform viszont csak hosszú távon érvényesülhet. Emiatt rövid távon, mintarendszerek keretében elõ lehet készíteni és meg lehet határozni a globális reform részleteit, beleértve az azt támogató módszerek, eljárások, technológiai háttérkiválasztását.

Az integrált irodai rendszer megvalósítását egyaránt indokolja egy minisztérium komplexitása, valamint az ügyintézés és dokumentumkezelés súlya és befolyása a minisztérium hatékonyságára és eredményességére. Meggyõzõdésünk, hogy a minisztériumi ügyintézés és ügyiratkezelés jelenlegi módszere a minisztériumi fejlõdés és hatékonyságnövelés korlátja, és nem tartható fenn még középtávon sem.

Egyre keményebb kérdéssé válik a munkaerõ, mint erõforrás és költséghatékonysági tényezõ. Ennek csökkenése esetén, csak a fenti számítógépes szolgáltatások és a munkafolyamat-korszerûsítés egyidejû bevezetése mellett biztosítható a minisztérium hatékony mûködése. Minél késõbb határozzák el a döntéshozók a minisztériumi ügyintézés korszerûsítését eredményezõ programok elindítását, annál nehezebb lesz arra megfelelõ erõforrásokat biztosítani.

Az integrált irodai megoldás révén a minisztérium jelentõs mennyiségi és minõségi elõnyökhöz jut, amelyeket a növekvõ hatékonyság, a csökkenõ fajlagos költségek, a minõségibb munkavégzés, a gyors információáramlás, a döntések megbízhatósága, a korszerû irányítás, egy új minisztériumi munkstílus és összkép fémjelez. Ezek összességeként az új irodai rendszer a minisztériumi tevékenységek hajtómotorjává válhat.

ZÁRADÉK

Az integrált irodai rendszerek bevezetésének az ITB ülésre javasolt ajánlásairól szóló elõterjesztésrõl

A fent nevezett Elõterjesztés megállapításaival egyetértünk és azt támogatjuk:

ügyiratkezelési projekt