| Készítették: | dr. Nyíry Géza |
| Nagy Kálmán | |
| Horkay András |
Az elmúlt tíz évben alapvetõ változás ment végbe Magyarországon. Ez a változás, a politikai-gazdasági átalakulás a költségvetés egyre szûkülõ forrásai mellett maga után vonta a közigazgatás folyamatos korszerûsítését, a közigazgatás hatékony és jogszerû mûködését szolgáló, a közigazgatás egyszerûsítését, bürokratizmusának csökkentését, költségtakarékosságát és eredményességét elõmozdító kormányzati döntések folyamatos kidolgozását, illetve végrehajtását. Ezen intézkedések hatására felülvizsgálják és a lehetõségeknek megfelelõen újra szabályozzák az intézmények közötti feladatmegosztást, az ügyintézési-döntéselõkészít´si és döntési folyamatot, elõtérbe kerül a korszerû információtechnológiákra alapozott intézményi és intézményközi ügyvitel- és igazgatásszervezés.
Az elmúlt évek szûkös gazdasági feltételei mellett végbemegy a közigazgatást kiszolgáló számítástechnikai infrastruktúra eszközeinek és az alkalmazott technológiáinak a korszerûsítése. Ez a váltás potenciális lehetõséget nyújt a közigazgatásban végbemenõ változások minél intenzívebb informatikai támogatására, a "felhasználóbarát" eszközök kifejlesztésével párhuzamosan a végfelhasználói igényeknek megfelelõ "felhasználóbarát" informatikai szolgáltatási infrastruktúra kialakulásához. Ezt az igényt a belsõ intenzifikációs fejlõdési kényszeren túl tovább erõsíti a közigazgatás nemzetközi kapcsolatrendszere (lásd KM, HM, BM stb), és az EU-hoz történõ csatlakozás infrastrukturális különbségek (lásd az EU országok országonkénti és közös fejlesztéseit) csökkentésének igénye.
A közigazgatás területén végbemenõ változások eredményeként az intézmények gazdasági szolgáltatási folyamatainak informatikai korszerûsítése a kincstár és egyéb szabályozó intézkedések hatására megtörténik. A szakigazgatási területek korszerû informatikai szolgáltatásokkal történõ megtámogatása csak részben történik meg.
A korszerû informatikai szolgáltatási infrastruktúra egyik alapeleme az irodaautomatizálás és ezen belül a hagyományos papíralapú ügyiratkezelés számítógépes támogatásán túl az elektronikus levelezést is magába foglaló korszerû ügyiratkezelés és ügyintézés. Napjainkra több - a közigazgatási intézmények közötti és az intézmények többségében belsõ - elektronikus levelezési rendszer mûködik kísérleti vagy alapszolgáltatás jelleggel. Az irodaautomatizálással és ezen belül az ügy- és ügyiratkezelés számítógépes korszerûsítésével kapcsolatos központi koordinációs és fejlesztési igény az elmúlt két ITB ülésen általános igényként jelentkezett. A spontán igényekre alapozott szolgáltatások nem, vagy csak minimális szinten kerültek beépítésre a közigazgatás ügyiratkezelés és ügyintézési folyamatába. A decentralizált fejlõdés a feladat komplexitása miatti tudás és erõforrás hiánya miatt ezen a területen is csak nem professzionális minõségû, elszigetelt, részmegoldáshoz vezet. Az elõzetes elemzések alapján úgy ítéljük meg, hogy a siker érdekében a feladatmegoldáshoz központi fejlesztések mielõbbi elindítása szükséges.
a./ az elmúlt idõszakban kifejlesztett kormányzati X 400-as levelezõrendszer fokozatosan bõvülõ hozzáadott értékû szolgáltatásainak a közigazgatási szervek egymás közötti és belsõ ügyiratkezelési-ügyintézési folyamataiba történõ integrálásával segítse az intézményrendszer mûködésének a korszerûsítését, hatékonyságát.
b./ A közigazgatási szervek egymás közötti és a belsõ ügyiratkezelési- ügyintézési folyamatainak az új információtechnológiai eszközök és szolgáltatások felhasználásának figyelembevételével történõ korszerûsítése, az intézményeken belüli és az intézményközi számítógép-hálózatok és az elektronikus levelezõ rendszerek (X 400-as, WAN és LAN) fokozatosan bõvülõ hozzáadott értékû szolgáltatásainak kihasználásával oly módon, hogy
A számítógépes szolgáltatások infrastruktúrája
Az intézmények számítógépes szolgáltatási infrastruktúrája a korábbi, fõleg kötegelt feldolgozásokra alapuló nagyszámítógép és számítóközpont-centrikus szolgáltatásából fokozatosan alakult át munkahelycentrikus PC és helyi hálózatorientált (LAN) szolgáltatássá. A fejlesztések a MEH és az ITB koordinálásával folynak. A kormányzati szervek számítógépes szolgáltatási infrastruktúrájának szabványos eszközök (pl. PC, DOS-Windows, Unix minigép, egységes szövegszerkesztõk, táblázatkezelõk, stb.) felhasználásával történõ megalapozása mellett párhuzamosan alakult ki az intézményközi hálózati szolgáltatások infrastrukturális háttere (kormányzati X400-as [a kapcsolódási pontokat lásd 1. számú melléklet], IIF hálózat, célprivát hálózatok [ld. 2. számú melléklet]). Ezek a hálózatok egyre bõvülõ szolgáltatási lehetõségekkel (E-Mail, EDI, adatbázisokból lekérdezés, komplex adatbázisszolgáltatás, stb.) állnak a felhasználók rendelkezésére. A nagy nemzetközi informatikai hálózatok piaci elõrenyomulása lehetõvé tette néhány hazai közigazgatási intézmény számára is a kapcsolódást (pl. Internet [jelenlegi kapcsolódási pontokat lásd 3. számú melléklet]). Ez a lehetõség a gyorsaság, a szolgáltatási minõség és sokféleség, árszínvonal miatt gyakorlatilag a nemzetközi kommunikációs kapcsolatok terén Európában is a FAX-Telex kapcsolathoz hasonlóan "kötelezõ" szintûvé válik. Sajnos a magyar közigazgatás a felkínált lehetõségeket esetszerûen fogadta be és alkalmazza napi munkaeszköz és -módszerként.
Az intézmények saját informatikai szakemberellátása a létszámleépítések miatt többnyire a szûk üzemeltetõi és a fejlesztések koordinációjának szintjére csökkent (lásd a kormányszervek stratégiai terveit) és az egészséges mûködéshez szükséges szakmai potenciál mélyen a kritikus tömeg alatt van. A korszerû ismeretekkel rendelkezõ ügyvitelszervezési, igazgatásszervezési, információs-rendszerszervezési szakemberek hiánya krónikussá vált. A hiányzó szaktudást és kapacitást az intézmények többsége a pénzügyi lehetõségekhez mérten vállalkozók bevonásával próbálja biztosítani. Az alapszintet meghaladó szolgáltatásoknál a különbözõ feladatelhatárolások (megrendelõ-szállító/szolgáltató, fejlesztõ- üzemeltetõ, feladatmegoldó-ellenõrzõ szerepek, folyamatos és projektfeladatok) és követelményszintek, elvárások megfogalmazása nem vagy csak részben történnek meg. A fenti problémák ellenére a titkárnõi és a kulcsfontosságú egyéb munkahelyek többsége folyamatos számítógépes támogatásban és továbbképzésben részesül, ám az ügyintézõ és ügydöntõ folyamatokban ezeket a lehetõségeket messze nem hasznosítják.
Az ügyiratkezelési-ügyintézési folyamat számítógépes támogatása
Az elmúlt két évben a kormányzati szervek többségében fokozott figyelem középpontjába került a számítógéppel támogatott irodaautomatizálás ( az I/A elvi felépítését lásd a 4. sz. melléklet) különbözõ moduljainak a kiépítése. A titkárnõi/ügyintézõi munkahelyek egyszerû számítógépes támogatását követõen egyre erõsebben jelenik meg az iktatás/ügykezelés/archíválás és az ügyintézés-feladatkövetés számítógépes támogatásának igénye (ld. pl. BM, IKIM, OMFB, MüM, NM, MEH, MKM, APTF, HM, stb. Informatikafejlesztési éves és stratégiai terveket). Ezt az igényt többek között:
A számítógépes szolgáltatási infrastruktúra
Az Önkormányzatok, TÁKISZ, dekoncentrált szervek számítógépes szolgáltatásfejlesztéseinek eszközbázisát a PC-k és a PC-s és minigépes lokális hálózatok adják. A beszerzéseket és a kapcsolódó fejlesztéseket a BM koordinációja mellett részben a központi feldolgozási igények teljesítése és részben a helyi vezetés egyéni ambíciói határozzák meg. A szervek számítógépes eszközellátása nagyon széles spektrumot ölel fel az elavult PC XT gépektõl a korszerû RISC 6000 gépekig terjed a legkülönbözõbb hálózati (WAN, LAN) megoldásokkal. A hírközlõ hálózat rohamos fejlõdése technikai lehetõséget biztosít az egész országot behálózó intézményközi hálózati szolgáltatások infrastrukturális hátteréhez és a nemzetközi hálózatokhoz vidéken történõ csatlakozáshoz. A hírközlõ hálózat fejlõdésével párhuzamosan a vidéken és Budapesten elérhetõ hálózati értéknövelt szolgáltatások különbsége egyre csökken. A kormányzati X 400-as levelezõ rendszer felhasználásának növekedésével egyre nagyobb igény jelentkezik a vidéki közigazgatási intézményrendszer és a központi szervek közötti informatikai hálózati szolgáltatások egységes és kölcsönös elérhetõségére, a különbözõ típusú hálózatok közötti automatizált átjárhatóság biztosítására.
Az intézmények saját informatikai szakemberellátása nagyon heterogén, a jó szakember fluktuáció nagy. Tendenciájában hasonlít a kormányzati szerveknél leírtakhoz, azzal a kiegészítéssel, hogy a vidéken a helyileg elérhetõ vállalkozók köre jobban determinált. A megfelelõ minõségû szolgáltatások biztosítása mind a fejlesztés, mind az üzemeltetés során több spontán elemet tartalmaz, szakellenõrzésük-auditálásuk hiányzik.
Az ügyiratkezelési- ügyintézési folyamat számítógépes támogatása
Az elmúlt tíz évben az önkormányzati (tanácsi) szervek egy részében is az ügyfélszolgálati irodák megjelenésével párhuzamosan a fokozott figyelem középpontjába került a titkárnõi/ügyintézõi munkahelyek egyszerû számítógépes támogatásán túl az iktatás/ügykezelés/archíválás és az ügyintézés-feladatkövetés számítógépes támogatásának igénye. A kezdeti központi irányítású mintaprojekteket jelenleg fõleg a helyi vezetés ambíciója és ismerete által megrendelt fejlesztések dominálják. 1995-ben ismét elõtérbe került a központi koordináció és a közös fejlesztetés igénye. Az önkormányzati szerveknél jelentkezõ fejlesztéseket a kormányzati szerveknél felsoroltakhoz hasonló igények generálják azzal a különbséggel, hogy
A jogszabályi és a szabványosítási, ösztönzési környezet jellegénél fogva hasonló zavarokkal küzd mint a kormányzati szférában.
Az önkormányzatokra vonatkozó 1/1982. (TK.51.) MT TH számú utasításban szabályozta utoljára az önkormányzatok ügyiratkezelési feladatait, amelynek felülvizsgálata halaszthatatlan.
A központi kormányzati szervek ezirányú feladataik végrehajtása során alapvetõen figyelembe veszik a levéltári törvényt, azonban a vonatkozó törvény és a közben bekövetkezett technológiai fejlõdés, valamint a közigazgatási modernizáció tartalmi és formai elvárásai indokolttá teszik az egy egységes standard-elemekre épülõ ügy- és ügyiratkezelési szabályozás kidolgozását és az átjárhatóságot biztosító technológiai standardok bevezetését.
Az állam, illetve közigazgatás iratkezelése csak abban az esetben lesz korszerûsíthetõ, ha jogszabályok is támogatják ezt a korszerûsítést, ha a különbözõ közigazgatási szervezetek iratkezelési terminológiája egységes, standardizálható, hiszen hogy ha egy fejlettebb technológiához illesztenek egy hagyományos eljárást, akkor a legtöbb esetben a fejlett módszer alkalmazkodik a fejletlenebbhez, leszállva annak szintjére. Ezt ugyan el lehet kerülni, de ebben az esetben kiemelt jelentõsége van annak, hogy a szervezés számoljon a hagyományos technikák visszahúzó erejével.
A számítógépes szolgáltatási infrastruktúra
Az államigazgatási munka informatikai hátterének kiépítését 1971-tõl 1985-ig a Számítástechnikai Központi Fejlesztési Program (SZKFP), majd az 1986-1990-ig terjedõ idõszak kiemelt fejlesztési feladatait támogató Elektronizációs Gazdaságfejlesztési Program (EGP) segítette. Az 1960-as, 1970-es években létrejöttek azok az ágazati szervezési és számítástechnikai intézetek, amelyek az információ- és adatfeldolgozások szakosított bázisaként mûködtek.
A centrális alárendeltségû területi szervezetek egymástól függetlenül építik információ- és telekommunikációs rendszereiket, úgy, hogy a központi, a területi és a helyi információrendszerek mûködése szabályozatlan. Ezen szervezetek jelentõs részénél elszigetelt - zömében vertikálisan szervezett - információrendszerek jöttek létre. Az eszközpark heterogén, fejlesztésük kiegyensúlyozatlan, magán viseli az ötletszerûséget, a szûkös erõforrások maradványelvû felosztásának problémáit.
A szervek számítógépes eszközellátása - nagyon széles spektrumot ölel fel, az elavult PC XT gépektõl a korszerû RISC 6000 gépekig terjed a legkülönbözõbb hálózati (WAN, LAN) megoldásokkal. A nem miniszteriális jellegû, országos hatáskörû szervek, valamint a dekoncentrált szervezetek külön-külön országos kiterjedtségû számítástechnikai, telekommunikációs hálózatok létrehozásában érdekeltek, ilyeneket üzemeltetnek, vagy terveznek, amelyek összehangolatlan létrehozása és felhasználása százmilliós nagyságrendû kiadásokkal terheli a költségvetést.
Az irányítási célú információrendszerek mellett a szervezetek saját mûködésük támogatására egyre több számítógépes információrendszert alkalmaznak (gazdálkodási információrendszerek, állóeszköz-nyilvántartás és pályázatok nyilvántartása, utazások nyilvántartása, kötelezettségek-, pályázatok-, nyilatkozatok-, határozatok- és ügyfelek nyilvántartása stb.). E rendszerek céljaiban azonosak, ugyanakkor többszörösen párhuzamos fejlesztések eredményei, nagyon alacsony szakmai színvonalon mûködnek, összekapcsolásuk integrált rendszerben szinte megoldhatatlan.
Külön figyelmet érdemelnek az országos jelentõségû számítógépes adatbázisok, amelyeket az adott szervezetek igényei szerint fejlesztettek, központi koordináció nélkül, közcélú hasznosításuk eltérõ hardver- és szoftverkörnyezetük miatt ez idõ szerint nem jellemzõ.
A szervezetek által mûködtetett információrendszerek közös hasznosításának jogi feltételei is rendezetlenek. Az információ- és adatgazdaszerepek, azok feladat-, hatáskör- és felelõsségi viszonyai szabályozatlanok.
Az ügyiratkezelési- ügyintézési folyamat számítógépes támogatása
A jelenlegi információrendszerek összekapcsolása nehezen valósítható meg. A tervszerûtlenül - az információrendszer mûködtetésében érdekelt más szervezetek igényeinek figyelmen kívül hagyásával -, összehangolatlanul végzett fejlesztések különösen a nagy rendszerek területén jelentenek többletkiadásokat mérhetetlen pazarlást, mint pl. az adó, vám, határõrségi, rendõrségi, cégbírósági, önkormányzati, társadalombiztosítási, államháztartási stb. információrendszerek fejlesztése.
Az egymás közötti szerves kapcsolatot, feladat- és ügykövetés, valamint nyilvántartást biztosító rendszerek hiánya megnehezíti a naprakészséget, a hatékonyságot, valamint az erõforrásokkal való hatékonyabb gazdálkodást. Az informatika eszközrendszere, a hardver, a szoftver, az információfeldolgozási, -tárolási és továbbítási módok fejlõdésének üteme többszörösen meghaladja az alapfolyamatok szervezettségének fejlõdését.
Az új információtechnológiára való felkészülés összehangolatlan, a fogadókészség és fogadóképesség alacsony szintû, bár a közigazgatási háttérintézmények, dekoncentrált szervezetek alaptevékenységük támogatására jelentõs mennyiségû számítógépes információrendszert mûködtetnek. E rendszerek az adott terület sajátosságait, a vezetés igényességét tükrözik.
A rendelkezésre álló információk szerint a fejlett informatikai rendszerekkel rendelkezõ államok hasonló problémamegoldás elõtt állnak, mint mi. A feladat idõszerûsége azért van hasonló fázisban, mert a technológia a nemzetközi szállítóknak köszönhetõen nagyon rövid idõn belül megjelenik nálunk is. Sajnos csak a technológia és nem a szervezési tapasztalat és gyakorlat. Ezért viszonylag kevés olyan gyakorlati tapasztalat vehetõ át, ami a már megoldott feladatok egyszerû adaptációját tenné lehetõvé, ugyanakkor egyre erõsebb kényszerítõ erõvel jelentkezik a nemzetközi integrációs törekvésekkel együttjáró szabványosítási és fejlesztési igény. Ezenkívül a közigazgatási rendszerek közötti eltérések sajnos csökkentik az adaptáció lehetõségeit.
Mi a hasonló a rendszerek között:
Különbségek:
Felismerték az elektronikus levelezés bevezetésének elkerülhetetlenségét, a hagyományos és elektronikus ügyiratkezelési-ügyintézési folyamat és az arhívumok-levéltárak dokumentumkezelésének számítógépes támogatásának szükségességszerûségét, ennek érdekében megindították a fejlett államok közötti és az egyes országok központi kutatási projektjeiket, amelyekbõl komoly elméleti és gyakorlati tapasztalatokat tudtak leszûrni. A fejlesztések kiterjednek az egyes országokon belüli és az országok közötti kommunikációs projektekre is. Az új technológiák nem szabályozott és rendszerszemléletû bevezetésébõl adódó károkat a nemzeti vagyonnal szembeni kárnak tekintik és ezért nagy körültekintéssel és a nemzetközi tapasztalatok és eredmények (szabványok, értéknövelt szolgáltatások, irat- és ügykezelési technológiák, stb.) folyamatos adaptációjával haladnak elõre (ld. A Jelen megõrzése: A tartós ügyiratok irányába, T.K. Bikson és EJ Frinking European-American Center for Policy Anlysis [RAND ] anyag).
Kijelölték a szükséges kutatás-fejlesztési feladatok szervezeti és technikai kereteit (pl., NSZK, Hollandia, Svédország, stb. ) megindították a feladat megoldására irányuló innovációs projekteket és viszonylag rövid idõn belül átállítják a rendszereiket az elérhetõ legfejlettebb technológiai szintnek megfelelõ mûködésre. Célul tûzték ki a beruházási döntések megkönnyítését, amelyet az iratkezelés általános értelemben vett integrációja útján látnak megvalósíthatónak. Ennek eredményeképpen egy nagyon hatékony közigazgatással fognak rendelkezni két- három éven belül.
Az új technológiai és informatikai szolgáltatói lehetõségeket figyelembe vevõ korszerû adat, ügyirat és ügykezelési modelleket, tipizált iratkezelési szabályzatokat (ld. pl Németország szövetségi kormány által 1991. márciusában kiadott "Okmánykezelés irodai kommunikációs környezetben" KBST iratsorozat ISSN 0179-7263 22. kötetét vagy a GGO ügyrendi szabványt), sz. oktatási és egyéb háttérfeladatokat is el kell végezniük, ezért az eredmények kiteljesedése bizonyos csúszással jelentkezik. A vonatkozó tanulmányok elemzése rengeteg hasznos információt adhat, ezért célszerû a feladattal foglalkozó munkacsoportoknak tanulmányozni ezeket.
c. A hazai számítástechnikai eszközök és szolgáltatások forgalmazóinak lehetõségei és korlátai
Az irodaautomatizálás és ezen belül és az elektronikus ügyirat-kezelési-ügyintézési folyamat és az arhívumok-levéltárak dokumentumkezelésének számítógépes támogatásának hardver és szoftver termékeinek forgalmazása ma már nem csak egy szûkkörû szállítói körre korlátozódik, hanem a piacon széleskörû konkurencia van jelen.
A szállítói szféra fõbb korlátai a feladattal kapcsolatban a következõkben foglalhatók össze:
Nincs a feladat megoldásával kapcsolatban eszköz és/vagy technológiai probléma.
A jelenlegi eszközökkel hosszabb távra
tervezhetõ komoly rendszer építhetõ fel.
Korlátok a komplex, professzionális kulcsrakész
feladatmegoldást és implementációt
garantáló szállítók szûk
körében, a stabil szolgáltatói kör
hiányában, a szakterülethez professzionálisan
értõ szervezési vállalkozók
mezõnyében jelentkezik.
A számítógéppel támogatott ügyiratkezelési-ügyintézési folyamatok alapját a korszerû közigazgatásban meghatározott és egységesített fogalmi, tartalmi, formai, eljárási és feladatelhatárolási ajánlásokon alapuló szervezeti és mûködési szabályzatok (SZMSZ) és a kapcsolódó ügy- és ügyiratkezelési szabályzatok, iktatási- irattározási szabályzatok alkotják.
Ezek szabályzatok és a kapcsolódó eljárási rendek több évszázados múltra tekintenek vissza (lásd Magyary Zoltán MAGYAR KÖZIGAZGATÁS c mûvét Bp. 1942). Az elmúlt évtizedekben a korszerû közigazgatási igényeknek és az egyre gyorsabban fejlõdõ információrögzítõ, továbbító, tároló és visszakeresõ technológiáknak megfelelõ egységesítési törekvések rendre meghiúsultak vagy csak részterületeket érintettek. A kapcsolódó törvényi, jogszabályi, szabványosítási keretek korszerûsítésének az elhúzódása (esetenként hiánya) túl sok spontán szabályozást és megoldást eredményezett és a szabványos felületek és eljárások helyett eseti megoldásokat eredményezett.
A jelenlegi megoldások többsége nem, vagy nem szerves egységként kezeli az ügyirat- és az ügyazonosítást a decentralizált és a centralizált iktatást és irattározást, az elektronikus formában meglévõ és a papír formában meglévõ iratok iratkezelését, követését-tárolását, az ügy- és az ügyiratselejtezést, az ügyszerinti szignálást és követést stb. Ezek a hiányok alapvetõ igazgatás- és ügyvitelszervezési problémákra utalnak.
A korszerûsítés elsõ lépéseként a kiinduló helyzet és szabványosnak ajánlott funkcionális modell és a kommunikációhoz szükséges interface adatmodell (pl. lásd. 6. sz. melléklet) és folyamatmodell rögzítésén túl, meg kell kezdeni a szabályozási keretek korszerûsítését. A korszerûsítés során kiemelt módon kell kezelni az elektronikus levelezéssel és ügykezeléssel kapcsolatos átmeneti és/vagy végleges szabályozást.
A külföldi és a hazai tapasztalatok alapján úgy véljük, hogy a szabályozás és az elérhetõ technológiák radikális változtatási kényszere ellenére a fejlesztés a revolúció helyett csak evolúciós lehet. A hagyományos iratkezelési módszerek és az új technológiák egymás mellett élése elkerülhetetlen, de az elektronikus levelezésen keresztüli kommunikációs kényszer igen erõsen hat és teljesen megváltoztatja az információcsere szokásait, az elektronikus levélvolumen miatt nagyságrendel módosítja az iktatási-ügykezelési-archíválási tételek számát és várhatóan kikényszeríti a hagyományos eljárások módosítását.
A jelenleg mûködtetett WAN és LAN alapszolgáltatások közötti átjárhatóság biztosításával és a célorientált hozzáadott értékû szolgáltatások bõvítésével, szabványos és biztonságos üzenetközvetítéssel segíteni célszerû az egységes és hatékony ügyiratkezelési-ügyintézési folyamatok elterjedését. Ezeknél a szolgáltatásoknál új fogalmak, funkciók, eljárások, feladatok megjelenésére kell számítani az ilyen szolgáltatásokat igénybe vevõ szervezetek iktatási-ügyiratkezelési rendjében. A WAN kapcsolatok nemzetközi jellegére a hazai szabványok kialakításánál tekintettel kell lenni a nemzetközi szabványosításra.
A feladat komplexitása és az aktuális problémák elhárításának igénye miatt a feladatmegoldás több fázisban és több egymásra épülõ evolúciós fejlettségi szint célkitûzésével kerüljön megvalósításra
A hazai és nemzetközi tapasztalat alapján megállapítható, hogy az elsõ fázis viszonylag gyorsan elvégezhetõ, a késõbbi módosítási igények költségvonzata a sebességgel és a szabványosítási kényszerrel egyensúlyban van.
A 2-4. fázis számítástechnikai feladatai eltörpülnek az azt megelõzõ igazgatás- és ügyvitelszervezési és kapcsolódó modellalkotási és szabványosítási feladatok mellett. Jelentõs feladatot jelent a szervezetek befogadóképességének megteremtéséhez szükséges adatfeltöltés, adatjavítás, adatkonverzió, ügyiratleltározás, szabályozás és szabványosítás,.üzemeltetõi -végfelhasználói oktatás.
Az 1., 2. Fázis párhuzamosan indítható, a 3-4 fázis a második fázis koncepcionális tervezését követõen indulhat mintegy 4-6 hónapos csúszással.
A fejlesztési feladatok megoldására több összehangolt tevékenység és szervezet munkájára lesz szükség. A feladatmegoldás során jelentkeznek:
A feladatot, mint központi fejlesztési projektet indítsa el a MEH a projektet a korábban kialakított közigazgatás korszerûsítési feladataira kialakított felelõsségi rendbe (a végfelhasználói megrendelõi pozíció megerõsítésével, az igazgatás szervezési, és szabályozási feladatok ellátásának biztosításával és a projekt közigazgatási koordinálásával és felügyeletével) épüljön be oly módon, hogy az informatikai szolgáltatások kifejlesztésének felügyeletével és a közigazgatásfejlesztéssel történõ koordinációjával a MEH Informatikai Koordinációs Irodát és az ITB szerveit bízzák meg. A közigazgatásfejlesztés intézményi bázisa és az informatikai infrastruktúra fejlesztési bázisa közötti kapcsolat erõsítése.
Ezek a szervezetek projektjellegû szervezeti együttmûködésben végzik feladataikat oly módon, hogy a közigazgatási feladatmegosztásban elvégzendõ feladatok koordinálásáért és végrehajtásáért a megfelelõ hatáskörrel rendelkezõ egyszemélyi felelõs és az alprojektekként jelentkezõ fázisok élére is projekt vezetõk kerülnének kinevezésre, a vállalkozójellegû feladatok elvégzésére pedig fõ- és alvállalkozói alapokon nyugvó szerzõdéses kapcsolat jön létre.
A közbeszerzési törvény által létrehozott helyzetben a szállítók és a közigazgatási szervek feladatai közötti rés betöltése a megrendelõi kör bevonásával alapítvány vagy közhasznú társaság (KhT) létrehozása célszerû. Az alapítvány vagy KhT kiemelt feladatai :
A projekt szolgáltatásainak átadást követõen a folyamatos üzemeltetés céljára a monopol helyzet negatív hatásainak elkerülésére nonprofit vagy korlátozott profit érdekeltségû szervezetet célszerû mûködtetni. Ez a szervezet biztosítaná:
A szervezet gazdasági és szakmai felügyelete a megfelelõ végfelhasználói érdekképviselet mellett a MEH keretén belül megoldható.
A közigazgatás korszerûsítésének és az informatikai infrastruktúra fejlesztésének kialakult finanszírozási rendje van. A szükséges addicionális és nem eszköz jellegû fejlesztések pénzügyi és egyéb erõforrás hátterét részben a decentralizált erõforrások egy hányadának központosításával, részben a központi erõforrások e célra történõ csoportosításból, részben a külföldi (multi és bilaterális) rekonstrukciós segélykeretek biztosításával, részben vállalkozói tõke bevonásával lehetne megvalósítani.